Формат обучения
Курс повышения квалификации, очно-заочная форма.Для кого предназначен
- Офис-менеджер
- Секретарь
Цели семинара/курса
Приобрести комплекс знаний, необходимых в профессиональной работе, научить ведению делопроизводства в компаниях любого типа и организации секретарского обслуживания руководителя, изучить нормы и правила делового этикета, способы создания и поддержания благоприятного имиджа своей компании.Для участников предусмотрено
Методический материал, обеды, кофе-паузы.Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя.
- Нормативно-методические основы его деятельности
- Локальные нормативные акты. Должностная инструкция
- Деловые и личные качества, необходимые в работе помощника руководителя
- Самопрезентация, формирование позитивного первого впечатления
- Рациональная организация рабочего места с учетом рекомендаций эргономики
- Безопасность работы с техническими средствами. Нормативы по охране труда
Особенности должностной позиции помощника руководителя.
- Роль помощника руководителя в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры
- Роль и место помощника руководителя в управленческом процессе
- Функциональные направления в его работе
- Организационные вопросы взаимодействия с руководителем и сотрудниками. Условия эффективной совместной работы. Лояльность, умение защищать интересы фирмы и руководителя, строгое соблюдение конфиденциальности
- Информационная поддержка деятельности руководителя. Повышение эффективности использования рабочего времени руководителя
- Управление временем. Шесть типов организации времени. Определение приоритетов. Правила начала, основной части и завершения рабочего дня. Оперативное и долгосрочное планирование
Бездокументное обслуживание управления.
- Подготовка, обслуживание работы коллегиальных органов, совещаний различных видов
- Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам
- Работа с жалобами и обращениям
- Функциональные обязанности по телефонному обслуживанию руководителя
- Подготовка бизнес-поездок руководителя. Программы командировок
- Особенности работы с конфиденциальной информацией
Основы деловой коммуникации.
- Эффективная коммуникации – персональная задача каждого сотрудника. Учет индивидуальных особенностей партнера по общению. Психологическая культура устной и письменной деловой речи
- Функции, стили, структура коммуникационного процесса. Основные коммуникативные навыки. Критерии оценки эффективности коммуникации. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения
- Коммуникационные барьеры и пути их минимизации. Деловая беседа, правила ее подготовки и проведения. Классификация вопросов как регламентаторов беседы
- Закон гармонизирующего диалога. Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие
Ассистентские функции помощника руководителя.
- Организация сервисного обслуживания руководителя
- Распределение и оптимизация информационных потоков. Мониторинг информации, составление аналитических справок; ведение информационной базы в сфере интересов своего руководства; способы предоставления информации
- Подготовка рабочих документов и материалов для совещаний, переговоров, выступлений руководителя
- Планирование и оформление представительских расходов
Особенности работы с конфиденциальной информацией.
- Критерии ценности информации
- Регламентация состава конфиденциальных сведений
- Защита информации при проведении переговоров, совещаний и работе с посетителями
Действия в конфликтных ситуациях.
- Формула конфликта. Закон эскалации конфликта. Типы конфликтогенов
- Правила конструктивной критики и ее рациональное восприятие
- Стратегии поведения в конфликте
- Стрессоустойчивость. Приемы освобождения от раздражения и гнева
- Правила бесконфликтного общения
- Этапы разрешения конфликтной ситуации. Профилактика конфликта
Организация снабжения офиса.
- Предметы первой необходимости
- Офисное оборудование и расходные материалы
- Конъюнктура рынка. Выбор поставщиков и сервисных компаний
- Сбор и обобщение заявок
- Организация курьерской доставки
Организация командировок.
- Заказ билетов и гостиниц
- Оформление виз
- Прием командированных
- Оформление приглашений иностранным гражданам
Документирование управленческих решений (делопроизводство).
- Классификация документов и их функции. Документ как источник информации
- Требования к управленческой информации
- Правила составления и оформления документов
- Нормативные акты, регламентирующие работу с документами
- Обеспечение юридической силы и легитимизация документов
- Требования к оформлению документов
- Виды бланков, их назначение, шаблоны
- Обязательные и дополнительные реквизиты
- Формуляры основных документов
Система организационно-распорядительной документации (ОРД).
- Основные организационные документы: положения, устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции
- Информационно-справочные документы: докладные, служебные, объяснительные записки, справки, акты, протоколы, коммерческие письма, служебные письма (просьбы, напоминания, гарантийные, сопроводительные, ответные, коммерческие предложения, рекламации и т.д.)
- Распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения
- Этапы создания документа. Подготовка проекта документа, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация
Требования к тексту документов. Официально-деловой стиль и его особенности.
- Точность, ясность, лаконичность, нейтральный тон
- Использование устойчивых языковых конструкций - клише
- Употребление терминов, канцеляризмов, разговорной и экспрессивной лексики
- Типичные стилистические и смысловые ошибки, встречающиеся в текстах документов
- Правила внешнего оформления делового письма: шрифты, интервалы, абзацное членение теста, прописные и строчные буквы и др.
Деловая переписка.
- Общая характеристика служебной переписки, ее классификация (по адресации, адресату, тематическому, функциональному признаку, по особенностям композиции, структурным признакам)
- Внешняя переписка. Служебные письма. Обращение, заключительная формула вежливости, пояснение и постскриптум, рубрикация, цитаты, оформление формул, физических величин и т.д.
- План письма. Структура текста
- Психологические аспекты деловой переписки
- Индуктивный и дедуктивный метод построения текста. Одноаспектность. Правила аргументации
- Редактирование текста
- Этикет деловой переписки. Особенности переписки по электронной почте. Нетикет
- Внутренняя переписка: докладные и объяснительные записки
Организация работы с документами.
- Типовые технологии обработки документов
- Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации
- Организация ознакомления исполнителей с документами
- Технология подготовки инициативных и ответных документов
- Регистрация документов. Ее задачи, системы и формы
- Систематизация документов. Общие принципы формирования дел. Номенклатура дел предприятия: назначение, виды, порядок разработки, структура
- Определение сроков хранения документов. Оперативное хранение
- Задачи экспертной комиссии. Экспертиза ценности дел
Документы ограниченного доступа (конфиденциальные документы).
- Особенности оформления документов, содержащих конфиденциальные сведения
- Порядок работы руководителей, сотрудников и секретаря с конфиденциальной информацией
Практика оформления деловых документов.
- Работа над ошибками оформления служебных документов
- Анализ ошибок в составлении текстов
- Редактирование текста служебной записки, письма
- Разбор вариантов, предлагаемых участниками
- Упражнения по стилистике
Психологическая культура делового общения.
- Основные принципы построения успешного межличностного общения
- Этикет невербального общения
- Барьеры общения
- Психологические особенности и различия в поведении женщин и мужчин
- Особенности общения «мужчина-женщина» в деловой сфере
Технология делового имиджа.
- Основные стили мужской и женской одежды
- Вечерний, деловой, свободный, спортивный стили. Их особенности применения в деловой сфере
- Основные ошибки в оформлении внешности деловой женщины и мужчины
- Предметы красноречивого безмолвия: украшения и аксессуары
- Одежда руководителя для проведения переговоров, официальных и неофициальных мероприятий
Общепринятые нормы культуры в деловом мире.
- Особенности делового общения
- Деловой этикет, его основные принципы
- Основные виды вежливости: корректность, деликатность, учтивость, тактичность, пунктуальность
- Культура речи
- Основные этикетные требования к культуре речи. Искусство комплимента
- Речевые стандарты проведения деловой беседы
- Правила приветствия, представление при знакомстве. Обращение
- Визитная карточка, ее основные функции. Требования к оформлению
- Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. Искусство дарить и принимать подарки
Этика телефонного общения.
- Основные требования этикета к ведению делового телефонного разговора
- Особенности делового телефонного разговора
- Характеристики «плохого» и «хорошего» голоса
- Подготовка телефонного разговора, композиция
- Метод «телефонной улыбки»
- Скорость и ритм телефонного общения, манера общения, эмоции в общении. Паузы
- Привычные выражения
- Приемы оперативного реагирования на входящие телефонные звонки
- Умение слушать - важная часть телефонного общения
- Звонки входящие и исходящие
- Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону
- Недочеты в телефонном общении, отрицательно влияющие на имидж компании
- Этикет мобильной связи
Прием посетителей. Основные правила гостеприимства.
- Правила хорошего тона при приеме посетителей (партнеров, клиентов)
- Уважение к клиенту - как стиль работы и основа сервиса. Как создать у клиента ощущение его значимости для компании. Как встречать посетителя и представлять его руководству, другим сотрудникам
- Роль первой фразы или как правильно приветствовать клиента (посетителя). Соблюдение конфиденциальности
- Выявление основных потребностей и намерений посетителя
- Как успокоить посетителя, если он вынужден ждать. Как встретить VIP – клиента (партнера)
- Основы офисного гостеприимства
Организация и проведение протокольных мероприятий.
- Порядок подготовки и проведения коммерческих переговоров, конферентных мероприятий
- Планирование встречи деловых партнеров: бронирование гостиницы, культурная программа, встреча гостей в аэропорту, на вокзале
- Правила рассадки в автомобиле
- Организационные вопросы подготовки переговоров, выбор и оформление помещения для переговоров
- Основные схемы рассадки за столом переговоров. Оформление стола для переговоров и совещаний
- Особенности общения с иностранными партнерами
Помощник руководителя – одна из самых престижных работ. Каждому управляющему для эффективной работы необходим грамотный и ответственный человек, который станет его правой рукой и поможет решить все проблемы.
Второй человек после директора должен выполнять функции профессионального администратора, обладая определенным набором личностных качеств: коммуникабельность, стрессоустойчивость, умение находить общий язык со всеми людьми (как с клиентами, так и с деловыми партнерами), выделение от непрофессионалов.
Обязанности
Помощник занимается ведением кадрового делопроизводства, работает с исходящей и входящей корреспонденцией. Конкретный перечень определяется исключительно должностной инструкцией. Обязанности референта разделяются на две группы: организационно-распорядительные функции и документация работы. Он занимается приемом и распределением документов, которые поступают на имя главного. Этот человек должен уметь выделять те документы, которые нужно передать директорам определенных структурных подразделений или в сами отделы для исполнения.
Посещение тренингов крайне важно для правой руки руководителей, так как здесь учат эффективной работе с документами и многих другим особенностям этой непростой должности. Во время семинаров вы получите бесценные знания относительно правил регистрации исходящих или входящих документов, формированию дел и пр. Во многих компаниях проводится глубокое изучение обязанностей личного референта.
Кроме этого в основные обязанности входит подготовка проектов, разных докладов, отчетов, исходящих писем, ответов на входящие письма. Референт сначала просматривает документы, которые поступают на подпись директора от сотрудников компании, при необходимости редактирует, и только потом передает их на рассмотрение.
Личностные качества
референт должен быть грамотным, виртуозно владеть словом, уметь организовывать деловые переговоры, встречи, совещания и конференции, делать все, чтобы компания получила на рынке. Это начитанный человек, который умеет находить ответы на любые вопросы. Он принимает гостей, прибывших на определенное мероприятие, а при необходимости организовывает их размещение.
В некоторых должностных инструкциях указывается, что референт обязан сопровождать директора во время деловых поездок и командировок. Он занимается подготовкой и сбором документов для поездки, решает вопросы с размещением, планирует график поездки и деловых встреч. Всему этому и не только учат на специальных тренингах.
Во время работы референт имеет дело с конфиденциальной информацией. В трудовом договоре или должностной инструкции указывается запрет на ее разглашение. На семинарах вы узнаете, как уберечь важные данные и что делать, если произошла утечка информации.
В обязанности входит не только сохранение коммерческой тайны компании, но и неразглашение любых сведений о руководителе, событиях из его деловой и личной жизни. К тому же на первый план высовывается морально-этическая сторона отношений.
Во время тренингов и семинаров помощники учатся грамотному , чтобы успевать выполнять все поручения руководства, учитывая прямые обязанности референта.
Чем хороша такая должность
Работа референта имеет множество плюсов. Когда человек постоянно находится рядом с руководством, он изучает главные принципы управления, на практике учится организовывать работу нескольких десятков, а то и сотен числа людей, осуществляет стратегическое планирование деятельности других людей.
Часто люди, выполняющие обязанности помощника, получив бесценный опыт общения с энергичными и профессиональными руководителями, в дальнейшем организовывают собственное дело.
Благодаря современному уровню развития и расширению международных связей он может быстро и эффективно развивать личностный рост и повышать квалификацию. Международные компании нуждаются в специалистах, которые владеют иностранными языками, так как в обязанности часто входит перевод документов или синхронный перевод во время деловых переговоров.
Владельцы бизнеса желают, чтобы их подопечные владели компьютерными программами для организации видео конференций, чтобы удаленно общаться и делать виртуальные презентации. Референт также выполняет личные поручения руководства, часто не связанные с работой.
Семинары и тренинги позволяют будущим управленцам узнать много чего нового относительно специфики работы, получить знания по , компьютерного обеспечения и деятельности правой руки руководителя. Все эти ценные знания вы получите на тренингах, которые в наше время проводит множество компаний. Также отметим, что не стоит излишне экономить на этих курсах, так как они дают вам бесценный опыт и много информации, которую вы просто не отыщите в литературе и на просторах интернета. Поэтому всем людям, желающим занять должность правой руки директора, настойчиво рекомендует посетить тренинги помощников руководителей.
Стоимость обучения с учетом - 6400 рублей
утро с 11.00 или день с 16.00 или будни с 19.00
Все вопросы по курсу Вы можете задать по телефону: 8-495-988-09-17
Ведущие преподаватели:
Царицына М Д и др
Цель тренинга:
дать комплекс знаний и навыков, необходимых помощнику руководителя и секретарю. Новички приобретут навыки делового взаимодействия, столь необходимого в непростой работе помощника руководителя или секретаря. Вы сможете по-новому взглянуть на привычные ситуации на рабочем месте, усовершенствовав профессиональные навыки.
Целевая аудитория:
начинающие и квалифицированные помощники руководителей и секретари, нацеленные на повышение своей квалификации и профессиональный рост.
Используемые средства формы и методы:
Мини-лекции; активный диалог ведущего с участниками тренинга, ответы на вопросы участников; разбор типичных ситуаций (case-study); деловые и ролевые игры; отработка навыков через упражнения в малых группах.
Знания/умения, полученные по окончанию тренинга:
- умение эффективно взаимодействовать с руководителем, внешними и внутренними клиентами ;
- умение рационально организовать информационные потоки и коммуникации;
- умение составлять и оформлять различные виды документов;
- умение вести документооборот компании;
- знание правил организации эффективного функционирования офиса;
- умение организовывать переговоры;
- умение управлять конфликтными ситуациями;
- владение навыками делового общения, телефонных переговоров, речевого этикета;
- знание правил делового этикета. Умение создать имидж и стиль деловой женщины.
Программа тренинга
1. Профессиональный и психологический образ эффективного помощника руководителя.
Роль, функции, основные направления деятельности помощника руководителя (секретаря). Квалификационные требования, профессиональные и личные качества помощника руководителя (секретаря). Психологические особенности эффективного помощника руководителя (секретаря).
2. Документирование деятельности руководителя и компании в целом
Организационные основы делопроизводства. Классификация документов. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к бланкам документов. Оформление различных видов бланков. Основные и дополнительные реквизиты документа. Формуляр-образец. Правила составления и оформления организационных, распорядительных, информационно-справочных, договорных документов.
3. Организация документооборота
Организация движения документов. Характеристики документооборота. Порядок прохождения входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация документов и контроль исполнения. Справочно-информационная работа. Номенклатура дел. Формирование и оформление дел. Подготовка документов к передаче на архивное хранение. Уничтожение дел.
4. Эффективное общение и деловое взаимодействие с руководителем
Информационное обеспечение деятельности руководителя. Технические средства подготовки и проведения презентаций. Планирование и организация рабочего дня руководителя. Обзор программного обеспечения повышающего эффективность работы руководителя. Контроль исполнения поручений руководителя. Приоритетность выполнения поручений. Навыки межличностного общения. Лояльность и конфиденциальность в работе помощника руководителя.
5. Поддержание эффективной коммуникации в компании
Организация внешней (органы власти, партнеры) и внутренней (сотрудники офиса и филиалов) коммуникации. Постановка и администрирование системы эффективного информационно-делового обмена в компании. Этика и психология делового общения.
6. Телефонные коммуникации
Прием и распределение телефонных звонков руководителя; фиксация и передача сообщений. Особенности деловой коммуникации по телефону. Корпоративные формулы приветствия и представления. Техники телефонных переговоров с клиентами и партнерами.
7. Организация эффективной работы приемной
Инструментарий помощника руководителя и секретаря: эффективная организация рабочего места. Дизайн офиса и оформление интерьера приемной. Профессиональный прием посетителей. Особенности приема командированных, делегаций, проблемных посетителей. Особенности делового гостеприимства: подача чая-кофе.
8. Организация деловых и специальных мероприятий (совещаний, переговоров, конференций)
Подготовка информационно-справочных документов и помещения к мероприятию. Подготовка публичных выступлений руководителя. Встреча партнеров, организация предварительной беседы. Участие помощника руководителя (секретаря) в проведении мероприятия. Документирование деловых мероприятий. Подготовка приемов: бизнес-ланча, фуршета. Организация культурной программы, выбор подарков. Организация поздравлений клиентов, партнеров руководителя.
9. Организация командировок руководителя
Подготовка рабочей программы. Информационно-документационное обеспечение работы руководителя. Заказ билетов и бронирование отелей. Особенности подготовки зарубежной командировки.
10. Оптимизация профессиональной деятельности помощника руководителя.
Управление временем. Умение выполнять любую работу в срок. Способы предупреждения конфликтов в деловой и межличностной сфере. Основы конфликтологии. Техники разрешения конфликтных ситуаций. Типы руководителей. Основы стресс-менеджмента. Методы разрешения конфликтных ситуаций и противодействие стрессу.
ИНДИВИДУАЛЬНОЕ ОБУЧЕНИЕ
По окончанию обучения Вы получаете Удостоверение о повышении квалификации установленного образца "Управление административно-хозяйственной деятельностью в организации"
Программа разработана в соответствии с профессиональным стандартом "Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией "
Программа тренинга
1. Помощник руководителя и его роль в работе организации
1.1. Деловой дресс-код
1.1.1. Что такое деловой дресс-код
1.1.2. Женская деловая одежда
1.1.3. Мужская деловая одежда
1.1.4. Цвет одежды в деловой среде
1.1.5. Не стоит забывать про аксессуары
1.2. Интерьер офиса
1.2.1. Кабинет руководителя
1.2.2. Приемная
1.3. Работа с посетителями
1.3.1. Прием сотрудников
1.3.2. Прием посетителей из других организаций
1.3.3. Прием командированных
1.3.4. Чай-кофе для посетителей
1.4. Бизнес субординация
1.4.1. Представления и знакомства
1.4.2. Визитные карточки. Правила обмена визитными карточками
1.5. Техника общения по телефону
1.5.1. Как правильно отвечать на телефонные звонки
1.5.2. Правила ведения делового телефонного разговора, когда звоните вы
1.5.3. Типичные ошибки при телефонном общении
1.6. Деловая переписка
1.6.1. Стиль делового письма
1.6.2. Требования к оформлению делового письма
1.6.3. Особенности деловой переписки через интернет
1.7. Организационное обеспечение командировок руководителя
1.7.1. Заказ билетов, гостиницы
1.7.2. Взаимосвязь с принимающей стороной
2. Делопроизводство для помощника руководителя компании
2.1. Состав документации современных организаций
2.1.1. Нормативные акты по ведению делопроизводства в организации
2.1.2. Основные требования, предъявляемые к составу документации
2.2. Состав и оформление основных документов
2.2.1. Организационные документы
2.2.2. Распорядительные документы
2.2.3. Информационно-справочные документы
2.3. Работа с документами
2.3.1. Подготовка документов
2.3.2. Регистрация документов
2.3.3. Контроль исполнения документов
2.4. Систематизация и хранение документов
2.4.1. Номенклатура дел организации
2.4.2. Формирование дел
2.4.3. Контроль исполнения документов
2.4.4. Подготовка документов к архивному хранению
3. Этикет делового общения
3.1. Деловая встреча и переговоры
3.1.1. Как правильно подготовиться к деловой встрече
3.1.2. Правила встречи деловой делегации: в аэропорту, в офисе
3.1.3. Правила рассадки по автомобилям
3.1.4. Размещение в гостинице
3.1.5. Правила рассадки за столом переговоров
3.2. Официальные приемы
3.2.1. Приглашения и ответы на приглашения
3.2.2. Виды официальных приемов
3.2.3. Сервировка стола
3.2.4. Правила рассадки за столом
3.2.5. Дресс-код официальных приемов
3.2.6. Как вести себя на официальном приеме
3.3. Подарки и цветы деловому партнеру
3.3.1. Выбор подарка
3.3.2. Как вручать и принимать подарки
3.3.3. Запрещенные подарки
3.3.4. Правила выбора цветов для делового партнера
3.3.5. Упаковка цветов
По окончании тренинга участники смогут:
- Приобрести навыки личностной эффективности помощника руководителя
- Понять значимость роли помощника руководителя в структуре компании
- Правильно наладить систему делового и кадрового документооборота
- Уверенно вести себя внутри фирмы и за ее пределами
- Соблюдать нормы и правила делового этикета
- Вежливо и эффективно общаться с клиентами, посетителями и сотрудниками компании
- Способствовать созданию и поддержанию благоприятного имиджа своей компании.
Каждый предприниматель, погружаясь в рабочую рутину, хоть раз завидовал Миранде Пристли из “Дьявол носит Prada” из-за ее помощницы Андреа. И экземпляр неизданной книги выпросит у автора, и билет в непогоду закажет, и документы отвезет, и собаку выгуляет. Это кажется чем-то фантастическим, но правильно оценив ценность, функционал и требования к личному помощнику, можно найти правую руку, которая не только умеет кофе делать, а которой можно доверить бизнес на время отпуска. Сегодня поговорим о личных помощниках: почему они необходимы, какие функции можно на них делегировать и как не ошибиться с выбором кандидата.
Почему мы неправильно понимаем термин “помощник”
Liftmarketing регулярно работает с очень многими компаниями – и мы заметили у большинства из них общую ошибку. Задавая собственнику бизнеса вопрос: “Чем должен заниматься помощник?”, мы зачастую слышим перечень функций секретаря: “чай/кофе/распечатать/сходить на почту”. Если ваш помощник занимается только этим, то у вас нет помощника.
Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании.
Правильный помощник поможет вам более эффективно и качественно управлять бизнесом. Это человек, который заберет часть функций собственника – и освободит его время для стратегических задач на перспективу. О правильных функциях предпринимателя мы уже писали.
Любому владельцу бизнеса нужен помощник. Идеальный вариант – нанимать ассистента нужно уже на этапе стартапа.
Помощники экономически целесообразны.
В среднем зарплата помощника в Украине колеблется в отрезке между 8 000 и 14 000 гривен. И многим покажется что это довольно дорого.
Но давайте посчитаем стоимость одного вашего рабочего часа. Для этого разделите общее количество денег, заработанных вами в предыдущем месяце, на 160. 160 – это количество рабочих часов за месяц в компании с 8-часовым рабочих днем.
Еще более интересная статистика: от 20% до 50% времени ежедневно собственник тратит на задачи, которые по факту не входят в его обязанности (проверить качество выполнения задач, поссориться с подрядчиками, заказать выезд программиста в офис и так далее). Наверняка каждому владельцу бизнеса знакома ситуация: “Какая-то проблема. Решу сам, чтобы не отвлекать команду от работы”.К примеру, у собственника, зарабатывающего 2000 долларов в месяц, один час стоит 12,5 доллара.
А теперь посчитайте. При условии, что собственник из нашего примера выполняет ненужные функции 50% рабочего времени (4 из 8 часов), то при цене рабочего часа в 12,5 долларов сумма его потери составляет 50 долларов. За месяц сумма потери составляет 1000 долларов. А это в 2-3 раза больше, чем зарплата помощника.
Каждый час времени, который вы тратите на непрофильные задачи – это час времени, который вы украли у вашего бизнеса.
К слову: разгрузить себя еще больше вы можете, делегировав часть функций на подрядчиков .
Чем должен заниматься помощник
ФУНКЦИЯ 1. Тайм-менеджмент руководителя
а) Планирование графика
Помощник помогает собственнику эффективно планировать его день. Предприниматель не должен постоянно открывать календарь и искать окно для встречи. Он оговаривает с ассистентом общее видение (например, встречи по работе не позже 7 вечера или не более 3 консультаций в неделю), а далее встречи планирует уже ассистент и извещает об этом собственника.
б) Напоминание + обеспечение процесса
Если планируется совещание коллектива, именно ассистент заранее уведомляет о ней сотрудников и контролирует, чтобы все пришли вовремя. Продуктивность встреч также увеличивается в разы.
ФУНКЦИЯ 2. Организация и обеспечение рабочих мероприятий
а) Подготовка встреч (протоколы, технические моменты)
Если планируется встреча с партнерами или клиентами, ассистент готовит эту встречу, ведет протокол, организовывает все технические моменты, проверяет оборудование. Протоколы очень важны после каждого собрания, иначе встречи рискуют перейти в формат “поговорили и забыли”. Если есть протокол, помощник фиксирует все решения на бумаге, а затем переводит их в формат задач в программах вроде “Битрикс”. Ассистент следит за тем, чтобы результаты обсуждения дальше имели ход.
б) Организация и контроль командировок
Помощник должен найти вам место проживания в командировке, выбрать транспорт, купить билеты. При этом его решения должны основываться на предпочтениях собственника: например, вы больше любите утренние или вечерние рейсы, какие гостиницы предпочитаете.
ФУНКЦИЯ 3. Поддержание деловых контактов
а) Телефон
Чем больше растет бизнес, тем востребованнее становится его собственник. Некоторые предприниматели и вовсе отдают свой телефон помощникам, чтобы те вместо них отвечали на телефонные звонки.
Если у вас большая переписка по почте с помощниками, подрядчиками, клиентами и так далее, вы, как и в случае с телефоном, можете делегировать проверку почтового ящика ассистенту. Он изучит письма – и передаст вам всю нужную информацию. Чем дольше помощник вместе с вами, тем лучше он знает ваши привычки и формат мышления. Поэтому со временем ассистент сможет вместо вас отвечать на письма.
ФУНКЦИЯ 4. Офис-менеджер
Если ваша компания небольшая и отдельной функции офис-менеджера нет, передайте ее помощнику. Но ни в коем случае не занимайтесь закупкой бумаги и ксероксом сами. Это золотое время, потраченное впустую. Офис-менеджер следит за тем, чтобы в офисе все работало и были закуплены все нужные материалы для работы (начиная канцелярией и заканчивая моющими средствами).
ФУНКЦИЯ 5. Заместитель руководителя
Когда вас нет на месте, помощник должен брать на себя функцию контроля за выполнением задач. Пример из жизни Liftmarketing: если мы с Владом уезжаем, а по приезду один из сотрудников должен предоставить нам отчет, ассистент по несколько раз за день подходит к этому сотруднику, интересуется процентом готовности отчета и напоминает о встрече. Как результат, мы всегда знаем, что вернемся – и нужный отчет будет готов.
В функцию “заместитель руководителя” также входит умение найти нужную информацию (зачастую в Google), поддержание стандартов компании и, иногда, принятие решения за руководителя. Поддержание стандартов – это когда ассистент, заметив что чья-та задача не выполнена, первым включается, выясняет проблему и исправляет ситуацию. Владелец бизнеса включается только в крайних случаях.
Помните: личный помощник увеличит вашу эффективность напрямую, а затем – эффективность вашего бизнеса. Прибыль увеличится, а вы сохраните время для более важных задач.
Где взять сотрудника
1) Взять готового с рынка
У Liftmarketing есть партнеры – Бизнес Академия 4SMART. Внутри нее есть Академия Превосходных Помощников Smart Assistant. Ребята ищут на рынке способных кандидатов, обучают их всему необходимому в работе помощника и отдают руководителям. Чтобы не тратить время рекрутеров и свое, можете обратиться в Бизнес Академию 4SMART. Для тех, кто пришел по нашей рекомендации, даже действует дополнительная скидка.
2) Нанять самостоятельно. Если вы планируете искать помощника самостоятельно, ваш путь будет состоять из 6 этапов:
- описание вакансии;
- размещение вакансии;
- первичный отбор (смотрите на наличие опыта работы помощником);
- собеседование;
- обучение (готовьтесь, что сотрудник не сразу изучит ваши привычки);
- работа + обучение (мастерство ассистента шлифуется всегда).
Что нужно сделать до собеседования
Прежде, чем искать помощника, выпишите все свои задачи, которые делегируете на него. Они станут основой будущей должностной инструкции:
- Все рутинные дела, которые вы делаете;
- Все мелкие платежи, которые вы делаете;
- Все офисные задачи, которые вы делаете;
- Все “контролирующие дела”, которые вы делаете.
Эффективность вашего помощника будет напрямую зависеть от усилий, который вы в него вкладываете. Немного ищите в тематической статье.
Обязательные качества для помощника
Существует набор личностных качеств, без которых не может обойтись ни один ассистент. Если хоть одного из них у кандидата нет – ищите дальше.
3 варианта тестового задания для кандидата на должность помощника
ЗАДАНИЕ 1. Составление плана поездки и его защита
Придумайте событие: например, командировка в Одессу. Попросите кандидата составить план вашей поездки и защитить его. Идеально, если кандидат задаст уточняющие вопросы о ваших предпочтениях. В любом случае, он должен аргументировать свой выбор по каждому из пунктов: транспорт, время суток, место проживания на время командировки и так далее.
ЗАДАНИЕ 2. Отчет о встрече (протокол)
Попросите кандидата описать протокол воображаемой встречи на любую тему. Вы узнаете, что он понимает в протоколах и умеет ли логично структурировать мысли, выделять более и менее важные задачи.
ЗАДАНИЕ 3. Текст от руки
Идеально, если хотя бы одно из заданий потенциальный помощник выполнит от руки. Так вы сможете оценить его аккуратность.
Вот и все советы, помните: качество работы вашего помощника зависит не от самого помощника, а от вас. Выполняйте наши советы – и вы будете не только мечтать об идеальном помощнике, но и работать с ним.
