Аудиторская проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материально-производственных запасов на примере ОАО «Торгово-сервисный центр. Порядок в складском хозяйстве – действия аудитора Аудит склада пример

Аудиторская проверка состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности материально-производственных запасов на примере ОАО «Торгово-сервисный центр»

Проверка состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ - одна из важнейших аудиторских процедур. Для комплексного изучения этого участка деятельности организации аудитор обследует склады, кладовые, цеха и другие места хранения производственных запасов, проверяя условия их хранения, состояние противопожарной безопасности, оснащенность складов необходимым оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны складских помещений. Неудовлетворительная организация складского хозяйства свидетельствует о низком уровне внутреннего контроля за сохранностью МПЗ.

В ходе обследования особое внимание уделяется проверке организации материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей. Одним из условий обеспечения сохранности материальных ценностей является разработка и вручение материально ответственным лицам стандартов или должностных инструкций, в которых определяются обязанности и права работников, распорядок их работы, порядок приемки и выдачи ценностей, их документального оформления, ведения учета на складах в натуральных измерителях, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию и др.

При осмотре мест хранения МПЗ по имеющимся у материально ответственных лиц документами проверяют, своевременно ли они оформляют приемку и отпуск ценностей и делают записи в книги или карточки складского учета. Неучтенные излишки материалов и готовой продукции могут создаваться путем:

Замены сырья при изготовлении готовой продукции;

Обсчета сдатчиков сырья и материалов в весе, влажности, понижения их сортности;

Обвеса, обсчета, обмера покупателей при отпуске им готовых изделий;

Необоснованного оформления актов на потери материалов при их транспортировке или при их хранении на складах.

Неучтенные излишки материалов обычно хранят отдельно. Для их выявления следует использовать данные складского учета. Если имеются неучтенные излишки, то расход отдельных видов ценностей за определенные периоды, как правило, превышает их приход. Такой перерасход перекрывается за счет последующего поступления и оприходования материалов аналогичных наименований. Излишки изымаются за счет последующих поступлений или оформляют бестоварными документами до проверки их фактического наличия при инвентаризации.

Обследование состояния складского хозяйства и обеспечение сохранности материальных ценностей в сочетании с последующей документальной проверкой дают возможность сделать обоснованные выводы о сохранности МПЗ и разработать профилактические мероприятия.

Запасы могут храниться на нескольких складах, и в этом случае их инвентаризацию целесообразно проводить одновременно, чтобы исключить возможность переброски ценностей с одного склада на другой. Если по каким-либо причинам это сделать невозможно, то аудитору нужно по документам отследить внутреннее перемещение запасов между подразделениями (складами) от момента начала инвентаризации на первом складе до ее завершения на последнем складе.

При проведении инвентаризации у аудитора могут возникнуть сложности в получении доказательств о запасах, вызванные особенностями технологического процесса. Для этого иногда могут понадобиться консультации специалистов.

Также могут возникнуть сложности в получении доказательств, связанных с определением количества запасов, которые обусловлены:

а) применением выборки. Как правило, в рамках одной проверки невозможно проверить все запасы сплошным методом, однако при явном несоответствии учетных записей о запасах их фактическому наличию необходимо проверить всех товарно-материальных ценностей;

б) спецификой процедур контроля - необходимо удостовериться, что не было повторного счета и случайно или преднамеренно неучтенных ценностей. Контрольные сверки дают возможность убедиться, что подсчет ценностей был проведен правильно.

в) природой инвентаризуемых ценностей (например, инвентаризация запасов древесины на целлюлозно-бумажных комбинатах, металлопроката и т.д.). В подобных случаях аудитор может воспользоваться оценочными методами, когда подсчитывают и измеряют часть запасов, а затем результаты проверки экстраполируют на их общее количество. Репрезентативность результатов экстраполяции может быть проконтролирована путем их сопоставления с данными бухгалтерского и складского учета.

Наличие некоторых видов запасов нельзя проверить на наличие путем простого пересчета, например, в непрерывных производствах - химическом или сталелитейном. В этом случае аудитору придется полагаться на процедуры внутреннего контроля, а также с разрешения клиента привлечь экспертов для инвентаризации таких материальных ценностей.

Иногда по ряду причин провести инвентаризацию невозможно. Например, когда к моменту заключения договора на аудит, инвентаризация на конец года клиентом уже была проведена, и проводить ее повторно он отказывается или когда проведение инвентаризации достаточно дорого. В таком случае аудитор может применить математические методы, которые с определенной вероятностью позволяют оценить величину запасов. Может сложиться так, что клиент не желает проводить сплошную инвентаризацию, но по просьбе аудитора проведет инвентаризацию части товарно-материальных ценностей.

Обеспечение сохранности материальных ценностей во многом зависит от подбора и расстановки материально ответственных лиц. На такие должности не должны приниматься лица, имевшие судимость за растраты, хищения и не оправдавшие доверия на прежних работах.

Встречаются и такие нарушения, как: вывоз материальных ценностей по одним пропускам дважды; вывоз материальных ценностей по пропускам, подписанным лицом, не имеющим на это права; вывоз материальных ценностей по устным разрешениям и запискам и т.д.

В процессе аудиторской проверки состояния складского учета в ОАО «ТСЦ» были обследованы склады, кладовые, цеха и другие места хранения производственных запасов на предприятии, проверены условия их хранения, состояние противопожарной безопасности складских помещений, оснащенность складов оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны складских помещений. Так же для проведения аудита был составлен аудиторский тест проверки состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ (таблица 3.1.)

При осмотре мест хранения материально-производственных запасов по имеющимся у материально ответственных лиц документам было выявлено, что оформление приемки и отпуска материальных ценностей, а также записи в книги и карточки складского учета производятся своевременно.

Запасы на предприятии хранятся на нескольких складах, и в этом случае их инвентаризация проводится одновременно, чтобы исключить возможность переброски ценностей с одного склада на другой.

Таблица 3.1 - Аудиторский тест проверки состояния складского хозяйства и сохранности МПЗ Хахонова Н.Н. Основы бухгалтерского учета и аудита. Ростов н/Д: ФЕНИКС, 2005. - 89 с.

		Примечание

1. Осуществляется ли охрана территории предприятия
2. Оборудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализацией
3. Заключены ли договоры материальной ответственности:
Правильность оформления
Применяемая система материальной ответственности:
а) индивидуальная
б) коллективная
в) система залогов
4. Соответствуют ли должности МОЛ утвержденному Перечню должностей и работ, замещаемых и выполняемых работниками, с которыми предприятием могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности
5. Созданы ли материально-ответственными лицами условия для обеспечения сохранности МПЗ:
Наличие закрываемых складских помещений
Наличие шкафов, сейфов
Наличие необходимых емкостей для хранения ценностей
Возможность доступа к МПЗ только МОЛ
6. Оснащенность мест хранения МПЗ необходимыми измерительными приборами
7. Осуществляется ли контроль за порядком вывоза ценностей с предприятия и выдачей доверенностей на их получение

В Обществе обеспечен постоянный контроль за сохранностью имеющихся товарно-материальных ценностей. Важный прием такого контроля является инвентаризация, которая позволяет контролировать как сохранность собственности Общества, так и правильность ведения бухгалтерского учета.

При инвентаризации материальных ценностей проверяют наличие производственных запасов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления полученных, фактических данных с данными бухгалтерского учета.

В Обществе проводится как частичная, когда проверяют наличие ценностей в отдельных местах хранения, так и полная, когда проверкой охватываются все ценности на предприятии в целом. Обязательная полная инвентаризация проводится ежегодно перед составлением годового отчета в сроки, установленные инструкцией по проведению инвентаризации. Кроме годовой инвентаризации на предприятии проверяют наличие остатков в натуре в течение года.

Для проведения инвентаризации в ОАО «ТСЦ» создается специальная комиссия. Результаты проверки оформляются инвентаризационной описью и соответствующим актом. Руководитель предприятия лично рассматривает материалы инвентаризации и принимает соответствующие решения по ее результатам. Выявленные при инвентаризации излишки приходуют. При этом составляют бухгалтерскую запись:

Дебет 10 «Материалы» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы»

Недостачи производственных запасов, а также потери от порчи ценностей относят в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с кредита соответствующих материальных счетов. Если недостачи выявлены ревизиями в текущем году, но относятся они к прошлым годам, то на дебет счета 94 соответствующие суммы относят с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». Недостающую продукцию текущего года списывают по плановой себестоимости. В дальнейшем после принятия решения о списании потерь и недостач их списывают с кредита счета 94 в установленном порядке. В заключении отметим, что как таковых недостатков в состоянии складского учета не обнаружено. Складской учет ведется в соответствии с установленными правилами.

Складское хозяйство во многих компаниях – «головная боль» для топ-менеджмента: то нужные запчасти найти не могут, то из-за дефицита основного материала простаивает производство, то вдруг появляется «гора неликвидов», не говоря уже о необходимости обеспечить сохранность всех хранящихся товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ). Помочь в такой ситуации и призван аудитор, который проведет аудиторскую диагностику и выработает рекомендации, позволяющие как навести порядок на складе, так и постоянно поддерживать его в дальнейшем.

Материальная ответственность

Первое действие аудитора – обратить внимание на договоры материальной ответственности, порядок их заключения, список сотрудников, охваченных такими договорами, соответствуют ли они форме «Типового договора о коллективной (бригадной) материальной ответственности» (Приказ Минтруда от 12.05.1996 г. № 43), соблюдаются ли требования Кодекса законов о труде.

Причем договоры о материальной ответственности должны быть заключены не только с работниками склада, но и со специалистами материально-технического снабжения. Важный аспект, когда речь идет о полной материальной ответственности, – правильное штатное расписание, поскольку не всех сотрудников можно привлекать именно к полной материальной ответственности, а только тех, чьи должности перечислены в Постановлении Госкомитета Совмина СССР по труду и соцвопросам от 28.12.1977 г. № 447/24.

Работа «в поле»

Стандартные источники информации аудита: накладные, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, доверенности, книга выписки доверенностей, договоры на поставку ТМЦ, приходные ордера, документы на отпуск ТМЦ в производство, карточки складского учета материалов, учетные регистры, оборотно-сальдовые ведомости, отчеты склада.

Прежде чем предпринять полномасштабные действия, аудитору важно понять специфику компании, поэтому минимум один день он должен провести непосредственно на складе, зафиксировав для себя ситуацию «как есть»: понаблюдать за исполнением должностных обязанностей завскладом, рядовыми кладовщиками, грузчиками, водителями; проанализировать основные бизнес-процессы склада – приемку, отпуск, внутреннее перемещение, возвраты, оформление первичных документов, подготовку отчета по складу для сдачи в бухгалтерию.

Одновременно, не теряя времени, аудитор должен провести мини-интервьюирование указанных сотрудников склада, а также бухгалтеров-материалистов, материально ответственных лиц структурных подразделений, как сдающих ТМЦ на склад, так и получающих ТМЦ. Необходимо выяснить у каждой категории персонала, понимает ли данный сотрудник выполняемый бизнес-процесс, что и в какой последовательности он делает, каков должен быть результат. Особо находчивые аудиторы могут намеренно нарушить ход бизнес-процесса и пронаблюдать скорость реакции персонала, результат и принятые решения, сделать соответствующие выводы.

Затем собранный таким образом субъективный материал целесообразно подтвердить статистикой – провести анкетирование персонала, составив опрос на основании уже полученной информации. Главная задача данного этапа – ответить на вопросы: «По мнению персонала, на складе «порядок» или «беспорядок»? Какие негативные стороны в работе склада? Какие предложения со стороны персонала? Кому выгоден хаос на складе?»

Помимо анкетирования можно воспользоваться аттестацией персонала, используя кейсы и предлагая сотрудникам описать ход своих действий в заведомо сложной, форс-мажорной, спорной или конфликтной ситуации. Такие кейсы аудитор должен разработать заранее, исходя из своего практического опыта.

Проблемы с системой хранения, на которые аудитору следует обратить внимание: ТМЦ сложно идентифицировать (отсутствие маркировки ярлыками, артикулами, штрихкодами), ТМЦ не упакованы, находятся без соответствующей тары (поддон, коробка и т.д.), или упаковка/тара повреждены, ТМЦ размещены на полу, без идентификации к месту складирования.

Важно убедиться в функционировании контрольно-пропускной системы предприятия (КПП): на основании каких документов ТМЦ выпускаются за пределы территории предприятия, кто санкционирует выпуск ТМЦ за ее пределы; как контролируется взятие в складской учет всех ТМЦ, которые пересекли территорию предприятия (привезены поставщиками или снабженцами), имеются ли факты поступления ТМЦ непосредственно от поставщиков в производство, без участия склада. Бухгалтером материального отдела должны ежедневно сверяться данные КПП и склада на предмет совпадения количества ввезенных и вывезенных ТМЦ.

Детальное изучение документации…

… инструкций, методик, приказов, положений, регламентирующих процедуры входного контроля, оприходования и выдачи ТМЦ, внутренних перемещений, прочих бизнес-процессов склада. Лучше запросить такие документы у нескольких структурных подразделений одновременно – у самого склада, у бухгалтера, в отделе внутреннего аудита – и выяснить, нет ли в таких документах различий или даже противоречий. У многих возникнет вопрос: «Почему сначала непосредственное наблюдение за работой склада, а только затем изучение документов?» Ответ прост – у аудитора уже есть практическая картинка ситуации на складе, он может изучать названные документы критично и со всей строгостью. Как правило, сразу налицо следующие проблемы:

большое количество складских бизнес-процессов не прописаны документально;
операции, прописанные в инструкциях, выполняются с их нарушением;
часто персонал действует исходя из своего опыта, но никак не опирается на регламенты;
многие складские процессы, «красиво» прописанные на бумаге, по факту никем не соблюдаются, отсюда ошибки в учете, хаос и неразбериха на складе, избыточность персонала;
постоянно требуются дополнительные временные затраты на комплектование и упаковку;
нехватка складских площадей.

Работа с поставщиками

Особое внимание следует уделить так называемому комплекту документации по работе с поставщиками. Это, как правило:

инструкции по приемке ТМЦ по количеству, комплектности, качеству. Многие специалисты по старинке ссылаются на Инструкции П-6 и П-7, утвержденные Постановлением Горарбитража от 15.06.1965 г. и 25.04.1966 г. соответственно, но лучше, если компания на их основе разработает современные инструкции и будет использовать их уже на стадии заключения договора. Поэтому аудитору следует проанализировать и договоры с поставщиками: как в них прописана процедура приемки ТМЦ, защищает ли она интересы компании от недобросовестных поставщиков, присутствует ли ссылка на соответствующие инструкции;
приказ о создании комиссии по приемке ТМЦ;
акты входного контроля;
журналы учета результатов входного контроля;
приходные ордера – документы, оформляемые сотрудниками склада на основании накладной поставщика в подтверждение принятия поступивших ТМЦ и содержащие указание на назначение ТМЦ, место складирования, прочую управленческую информацию.

Места складирования

Аудитору следует обратить внимание на то, существует ли в компании нумерация мест складирования, используется ли она при постановке на учет ТМЦ, имеется ли возможность автоматического формирования наличия ТМЦ по определенному месту складирования, по одному наименованию ТМЦ на всех местах складирования, что важно как при проведении инвентаризации склада, так и в повседневной работе кладовщиков. Анализ мест складирования: соответствуют ли они объемам движения ТМЦ, имеется ли возможность наблюдения за сохранностью, соблюдаются ли необходимые режимы хранения и схемы укладки. Например, ТМЦ, отгрузка которых со склада происходит ежедневно, должны быть расположены максимально близко к местам отгрузки.

Важно изучить и саму систему обозначения мест складирования: позволяет ли она быстро находить ТМЦ, исключается ли возможность ошибочного размещения, пронумерованы ли отсеки, стеллажи и т.п.

Аудитору следует обратить внимание, в каком виде дается задание кладовщику на комплектование заказа: в информационной системе (далее – ИС) склада должна быть возможность формирования списка ТМЦ в накладной в последовательном размещении по местам складирования, что ускоряет выдачу ТМЦ.

Работа с производством

Аудитору необходимо проработать вопросы надлежащего оформления первичных документов, указанных в таблице 1.

Проверка работы с тарой и упаковочными материалами

Вопросы для контроля: существуют ли регламенты для данных категорий ТМЦ; имеют ли они фиксированные места складирования; как они нормируются и используются, всегда ли их достаточно; имеются ли точные данные о количестве и номенклатуре как тары, так и упаковочных материалов; как они включаются в себестоимость продукции.

Бухгалтерский учет

Аудитору следует изучить порядок сдачи отчетности сотрудниками склада в бухгалтерию, особенно такие аспекты:

как завскладом может перепроверить, что собрал все необходимые документы в отчет;
каков механизм контроля документов в бухгалтерии (не утеряны ли они). Обычно это легко реализуется с помощью реестров, подписанных как завскладом, так и бухгалтером, с подшитыми и пронумерованными первичными документами. Недопустимо формирование отчета по складу бухгалтером, который обязан проверять такие отчеты. Аудитору также важно обратить внимание, соблюдается ли установленный график сдачи отчетности, если нет, то каковы причины его срыва, кто виновные лица.

В отношении бухгалтерского учета аудитору необходимо затронуть следующие вопросы: какие методы учета и оценки ТМЦ применяются в учетной политике, как классифицированы ТМЦ на группы, каким образом организован аналитический учет ТМЦ, как часто аналитический учет сверяется с синтетическим, заполняются ли карточки складского учета.

Неликвиды

Опытному аудитору следует обратить внимание и на неликвиды, поскольку значительный объем неликвидов – это первый признак непрофессионального управления оборотными активами. Проверить необходимо следующее:

Разработаны ли локальные нормативные акты, регулирующие работу с неликвидами (приказы, положения, инструкции), как давно они были утверждены, отображают ли они существующее положение дел, кто их утверждал.
По истечении какого времени ТМЦ признаются неликвидными.
Нет ли попыток со стороны персонала скрыть образование неликвидов (например, путем выписки в цеха и возврата из цехов через некоторое время).
Кто выступал заказчиком неликвидных ТМЦ, кто санкционировал приобретение, как определяется размер партии, закупаемой у поставщиков, прописана ли в договоре с поставщиком возможность возврата ТМЦ, как в отделе снабжения построена цепочка «заказ цеха – заявка поставщику – поставка – оприходование на склад», имели ли место факты доставки «ошибочных» позиций, их причины, какие контрольные документы применяются.
Работает ли постоянно действующая комиссия по выявлению и минимизации неликвидов, причин их возникновения, какие мероприятия она проводила, дали ли они положительный результат.
Производится ли уценка неликвидных ТМЦ, порядок уценки, каков размер убытков от таких уценок, что дальше происходит с такими ТМЦ. Для достаточно крупных предприятий целесообразно создание «Склада неликвидных ТМЦ», куда будут помещены все ТМЦ, признанные неликвидными.
Не имеет ли место ситуация умышленного «превращения» отдельных ТМЦ в неликвидные с целью дальнейшей их уценки и приобретения заинтересованными сотрудниками.

Страховой запас (СЗ)

Всегда ли хватает завезенных ТМЦ для бесперебойной работы? Аудитору следует проработать следующие аспекты:

Какие методы используются для определения размера СЗ (статистические, в % от потребления, экспертным путем, расчетные)?
Целесообразность формирования СЗ, какими документами он регламентирован. Кому выгодно или не выгодно наличие СЗ?
Во сколько обходится формирование СЗ, и не превратился ли уже СЗ в неликвиды?
Проанализировать формы отчетности, позволяющие контролировать СЗ, а если таких нет, порекомендовать их внедрить.

Аудит ИС включает:

корректность отображения в ИС документооборота в целом и основных бизнес-процессов;
оценка соответствия потребностей складского учета и возможностей ИС;
потенциал ИС, возможность обновлений, внесения корректив при изменении параметров учета, законодательства;
имеет ли она минимально-необходимые современные функции WMS-системы (сокр. от англ. Warehouse Management System - система управления складом).

Минимальные функции, которыми должна обладать WMS-система:

стабильная работа, отсутствие программных ошибок, соответствие электронной базы данных документам на бумажных носителях;
мгновенное формирование полной информации о месте складирования ТМЦ, наличии ТМЦ, ценах, операциях персонала склада, связанных с комплектованием, внутренним перемещением; контроль ошибочного размещения ТМЦ или ошибочного комплектования партии ТМЦ;
для больших складов система сама разрабатывает оптимальные маршруты движения как техники, так и персонала по территории склада;
осуществляет выборку пригодных мест хранения для вновь поступающих ТМЦ с учетом даты передачи в цеха, влажностно-температурного режима и других параметров;
обеспечивает автоматическое формирование и печать отчетов по складу;
позволяет провести быструю полную инвентаризацию склада и получить точную информацию. Аудитор, в свою очередь, должен проанализировать, соответствуют ли методы ревизии с помощью WMS-системы стандартам учета, нет ли возможности у персонала фальсифицировать результат.

Как правило, при использовании WMS-систем территория склада в целях автоматизации и упорядочивания работы сотрудников разбивается на сектора: приемка ТМЦ, хранение, комплектование и отгрузка. Все ТМЦ, поступающие на склад, маркируются штрихкодами. Места складирования также имеют свои штрихкоды. Операции по складу, проходящие под контролем WMS-системы, осуществляются на основании данных штрихкодов ТМЦ и мест складирования. Персонал оснащается специальным оборудованием по считыванию штрихкодов, взвешиванию, печати специальных этикеток. Например, при комплектовании заказа кладовщик с помощью сканера считывает штрихкоды ТМЦ, в результате формируется накладная, исключается пересортица, нет ошибок в ценах и артикулах ТМЦ.

Если предприятие не использует WMS-систему, аудитор должен настоятельно порекомендовать внедрить ее в складском учете.

Аудитору рекомендуется присутствовать при проведении инвентаризации; оказывать консультационную помощь; проверять, соблюдается ли порядок инвентаризации; изучив материалы по ранее проведенным инвентаризациям, установить, соответствуют ли они схеме, приведенной на рис. 1.

Основные моменты, на которые следует обратить внимание:

Если ревизия не плановая, то оповещать материально ответственных лиц необходимо за минимальное время, чтобы те не смогли «подготовиться» к ревизии, с целью фиксации положения дел «как есть».
Проанализировать документы, оформленные при плановой ревизии – за 1–4 недели до нее, при внеплановой – за последние дни: суммы списания по актам, количество и суммы актов на списание за предыдущие периоды времени. Часто именно такие документы наиболее информативны. Одновременно проанализируйте основания для списания ТМЦ, нормы естественной убыли, брак, бой, когда и на какой срок были введены такие нормы, эти нормы государственные или внутренние по предприятию, кто утверждал, полномочия на утверждение.
Определитесь, полная или выборочная ревизия – если выборочная, то по какому принципу будет происходить отбор.
Согласуйте со всеми ревизорами, каким образом будут отмечаться уже посчитанные ТМЦ, чтобы исключить двойной пересчет одних и тех же ТМЦ.
Поскольку проведение инвентаризации, как правило, означает закрытие самого склада на время пересчетов, приостановку всех складских операций, складской персонал совместно с ревизорами должны организовать места временного складирования, куда будут помещены ТМЦ, поступающие от поставщиков, готовая продукция с цехов. При этом все структурные подразделения должны быть обеспечены запасами материалов, поскольку выдавать ТМЦ в цеха во время ревизии запрещено.
Если ревизируются ТМЦ, находящиеся одновременно как на складе, так и на производстве, то их пересчет следует проводить не только по складу, но и по всем цехам, участкам. При этом необходимо проанализировать нормы включения такого материала в себестоимость готовой продукции, кем и когда были утверждены, актуальность норм, как учитываются отклонения от норм.
Если ТМЦ одного вида находятся в одном месте складирования, то просчет необходимо проводить по принципу «от угла к углу». Если ТМЦ одного вида хранятся по разным местам складирования, то такой принцип неприемлем, поскольку он не исключает перемещения ТМЦ в целях фальсификаций или ссылок на то, что материальные ценности находились в другом месте, в связи с чем необходимо пересчитывать одновременно все места складирования с такими ТМЦ.
Проверить весовую и измерительную технику: когда такая техника проходила метрологическую поверку, паспорта на измерительную технику.

Аудит персонала склада

О проблемах в данной сфере будут свидетельствовать следующие моменты:

заправляет работой «сотрудник с опытом», который уверяет, что знает всю работу лучше других, и не признает регламентов;
сотрудники перемещаются и выполняют работу по одной операции группой в два-три человека, при этом один из них только наблюдает за процессом;
неаккуратное и непрофессиональное обращение с ТМЦ;
нарушаются правила техники безопасности, пожарной безопасности, персонал склада не носит установленную правилами спецодежду;
график выхода на работу не соблюдается, никогда заранее не известно, кто работает завтра, а кто через неделю;
завскладом не знает в каждый конкретный момент времени, кто из подчиненных каким процессом занят, и в какой зоне склада он находится.

Бухгалтерский учет материально-производственных запасов (далее МПЗ) организации, являющиеся юридическими лицами по законодательству Российской Федерации (за исключением бюджетных и кредитных организаций), должны осуществлять в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 9 июня 2001 года №44н (далее ПБУ 5/01).

В качестве материально-производственных запасов к бухгалтерскому учету в соответствии с пунктом 2 ПБУ 5/01 принимаются:

· сырье, материалы, и другие активы, используемые при производстве продукции; предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

· активы, предназначенные для продажи (готовая продукция и товары);

· активы, используемые для управленческих нужд организации.

Сырье представляет собой предметы труда, ранее уже подвергшиеся воздействию труда и предназначенные для дальнейшей переработки. Различают первичное и вторичное сырье. К первичному сырью относятся добытая руда, хлопок-сырец, природный газ и так далее, вторичное сырье представляет собой пришедшие в негодность готовые изделия металлолом, макулатура и другие.

Материалы представляют собой активы, которые изменяют форму, состав, состояние при изготовлении продукции, участвуют в сборке или производстве товаров на продажу. Стоимость материалов включается в себестоимость продукции. Согласно пункту 42 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных Приказом Минфина Российской Федерации от 28 декабря 2001 года №119н «Об утверждении методических указаний по бухгалтерскому учету материально производственных запасов», материалы это вид запасов. К материалам относятся сырье, основные и вспомогательные материалы, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, топливо, тара, запасные части, строительные и прочие материалы.

Полуфабрикаты собственного производства это продукты, изготовление которых закончено в одном или нескольких цехах, но подлежащие дальнейшей обработке в других цехах или в других организациях.

Обратите внимание!

ПБУ 5/01 на основании пункта 4 данного документа не применяется в отношении следующих активов:

используемых при производстве продукции, выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд организации в течение периода, превышающего 12 месяцев или обычный операционный цикл, если он превышает 12 месяцев. Если актив предназначен для использования в течение длительного времени, то есть срока, продолжительностью свыше 12 месяцев, или обычного операционного цикла, превышающего 12 месяцев, для его учета можно применять Положение по бухгалтерскому учету «Учет основных средств» ПБУ 6/01, утвержденное Приказом Минфина Российской Федерации от 30 марта 2001 года №26н (далее ПБУ 6/01). Но названное положение можно применять только в том случае, если одновременно выполняются и другие условия для принятия актива к учету в качестве объекта основных средств, установленные пунктом 4 ПБУ 6/01.

«3) умышленного причинения ущерба».

Доказать то, что работник причинил ущерб умышленно довольно сложно. В Постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 1 марта 1983 года №1 «О некоторых вопросах применения судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации» сказано следующее:

« 1. В процессе подготовки дела о материальной ответственности работников к судебному разбирательству надлежит предложить истцам и другим лицам, участвующим в деле, представить доказательства, подтверждающие вину работника, наличие прямого действительного ущерба, противоправность действия (бездействия) работника, причинную связь между его действием (бездействием) и ущербом с тем, чтобы с учетом этих данных, а также обстоятельств, от которых зависит правильное определение вида и пределов материальной ответственности, разрешить возникший спор по существу».

«4) причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения».

Для того чтобы применить данное основание для привлечения работника к материальной ответственности, нужно документальное подтверждение того, что работник находился в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения медицинское заключение, акт об отстранении от работы и так далее.

«5) причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда».

Для привлечения работника к материальной ответственности по данному основанию необходимо наличие приговора суда.

«6) причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;

7) разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами».

Согласно статье 139 ГК РФ информация составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, а также работники, разгласившие служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и контрагенты, сделавшие это вопреки гражданско-правовому договору, обязаны возместить причиненные убытки.

Коммерческая тайна согласно статье 3 Федерального закона от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне» это конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Коммерческую тайну может составлять научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.

Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, приведен в статье 5 Федерального закона от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне». До принятия названного закона Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, был утвержден Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 декабря 1991 года №35.

Перечень сведений конфиденциального характера утвержден Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997года №188.

«8) причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.

Материальная ответственность в полном размере причиненного работодателю ущерба может быть установлена трудовым договором, заключаемым с заместителями руководителя, главным бухгалтером».

Обратите внимание!

Руководитель организации несет полную материальную за прямой действительный ущерб, причиненный организации, независимо от того содержит ли трудовой договор с ним такое положение или нет. Согласно статье 277 ТК РФ:

«В случаях, предусмотренных федеральными законами, руководитель организации возмещает организации убытки, причиненные его виновными действиями. При этом расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами, предусмотренными гражданским законодательством».

Согласно пункту 2 статьи 44 Федерального закона от 8 февраля 1998 года №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»:

«Члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, единоличный исполнительный орган общества, члены коллегиального исполнительного органа общества, а равно управляющий несут ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу их виновными действиями (бездействием), если иные основания и размер ответственности не установлены федеральными законами. При этом не несут ответственности члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, члены коллегиального исполнительного органа общества, голосовавшие против решения, которое повлекло причинение обществу убытков, или не принимавшие участия в голосовании».

Согласно пункту 2 статьи 71 Федерального закона от 26 декабря 1995 года №208-ФЗ «Об акционерных обществах»:

«Члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор), временный единоличный исполнительный орган, члены коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), равно как и управляющая организация или управляющий, несут ответственность перед обществом за убытки, причиненные обществу их виновными действиями (бездействием), если иные основания ответственности не установлены федеральными законами.

Члены совета директоров (наблюдательного совета) общества, единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор), временный единоличный исполнительный орган, члены коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции), равно как и управляющая организация или управляющий, несут ответственность перед обществом или акционерами за убытки, причиненные их виновными действиями (бездействием), нарушающими порядок приобретения акций открытого общества, предусмотренный главой XI.1 настоящего Федерального закона.

При этом в совете директоров (наблюдательном совете) общества, коллегиальном исполнительном органе общества (правлении, дирекции) не несут ответственность члены, голосовавшие против решения, которое повлекло причинение обществу или акционеру убытков, или не принимавшие участия в голосовании».

Коллективная (бригадная) материальная ответственность.

Статьей 245 ТК РФ предусмотрено введение коллективной материальной ответственности в тех случаях, когда работники выполняют совместно работы, связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, и невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере.

Письменный договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива (бригады).

По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу. Для освобождения от материальной ответственности член коллектива (бригады) должен доказать отсутствие своей вины.

При добровольном возмещении ущерба степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется по соглашению между всеми членами коллектива (бригады) и работодателем. При взыскании ущерба в судебном порядке степень вины каждого члена коллектива (бригады) определяется судом.

Постановлением №85 года утвержден Перечень работ, при выполнении которых может вводиться коллективная материальная ответственность. В Перечень включены, в частности, следующие работы:

По приему на хранение, обработке (изготовлению), хранению, учету, отпуску (выдаче) материальных ценностей на складах, базах, в кладовых, пунктах, отделениях, на участках, в других организациях и подразделениях; по экипировке пассажирских судов, вагонов и самолетов; по обслуживанию жилого сектора гостиниц (кемпингов, мотелей и прочее);

По приему от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей), их хранению и выполнению других операций с ними; по выдаче напрокат населению предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей;

По приему и обработке для доставки (сопровождения) груза, багажа, почтовых отправлений и других материальных и денежных ценностей, их доставке (сопровождению), выдаче (сдаче);

По изготовлению (сборке, монтажу, регулировке) и ремонту машин и аппаратуры, приборов, систем и других изделий, выпускаемых для продажи населению, а также деталей и запасных частей.

Типовая форма договора о коллективной материальной ответственности утверждена Постановлением №85.

Обратите внимание!

В типовой форме не содержится положений о том, каким образом сумма ущерба, подлежащая возмещению, должна распределяться между членами бригады.

В соответствии с положениями статьи 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества.

Каким образом рассчитывается размер причиненного ущерба?

Если работник или бригада нарушат заключенный договор о полной материальной ответственности, то им придется возмещать причиненный ущерб. Как отмечалось выше, размер данного ущерба рассчитывается исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба. Но он не может быть ниже остаточной стоимости утерянного или испорченного имущества по данным бухгалтерского учета. При определении ущерба не учитываются фактические потери в пределах норм естественной убыли.

По отдельным видам имущества ущерб от хищения, порчи, недостачи или утраты рассчитывается по особым правилам. Например, существует особый порядок определения размера ущерба в отношении иностранной валюты. Ущерб от ее хищения или недостачи исчисляется исходя из официального курса валюты на день причинения ущерба.

Иначе обстоит дело с другими ценностями, например, с драгоценными камнями или драгоценными металлами. Для драгоценных камней и драгоценных металлов такое исключение установлено Федеральным законом от 4 марта 1998 года №41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях». Согласно этому нормативному документу при осуществлении разрешенных законодательством сделок оплата драгоценных металлов производится с учетом цен мирового рынка. А оплата драгоценных камней по ценам, определенным экспертным путем на базе прейскурантов цен, аналогичных действующим на мировом рынке, с учетом конъюнктурных колебаний цен на день продажи. Аналогично должен определяться и размер ущерба, причиненного работодателю недостачей драгоценных металлов и драгоценных камней. Размер ущерба необходимо исчислять на день его причинения.

Обратите внимание!

При удержании с работника сумм, причитающихся в возмещение материального ущерба, следует учитывать ограничения, налагаемые ТК РФ и другими федеральными законами.

Согласно статье 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, 50 процентов зарплаты, причитающейся работнику.

При удержании из заработной платы по нескольким исполнительным документам за работником, во всяком случае, должно быть сохранено 50 процентов заработной платы.

Ограничения, установленные статьей 138 ТК РФ не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70 процентов.

Не допускаются удержания из выплат, на которые в соответствии с федеральным законом не обращается взыскание.

Статьей 66 Федерального закона от 21 июля 1997 года №119-ФЗ «Об исполнительном производстве» установлено, что данные правила применяются также при обращении взыскания на причитающиеся должнику стипендии, пенсии, вознаграждения за использование автором своего авторского права, права на открытие, изобретение, на которые выданы авторские свидетельства, а также за рационализаторское предложение и промышленный образец, на которые выданы свидетельства.

Статьей 69 Федерального закона от 21 июля 1997 года №119-ФЗ «Об исполнительном производстве» установлены виды доходов, на которые не может быть обращено взыскание:

«Взыскание не может быть обращено на денежные суммы, выплачиваемые:

1) в возмещение вреда, причиненного здоровью, а также в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца;

2) лицам, получившим увечья (ранения, травмы, контузии) при исполнении ими служебных обязанностей, и членам их семей в случае гибели (смерти) указанных лиц;

3) в связи с рождением ребенка; многодетным матерям; одиноким отцу или матери; на содержание несовершеннолетних детей в период розыска их родителей; пенсионерам и инвалидам I группы по уходу за ними; потерпевшим на дополнительное питание, санаторно-курортное лечение, протезирование и расходы по уходу за ними в случае причинения вреда здоровью; по алиментным обязательствам;

4) за работу с вредными условиями труда или в экстремальных ситуациях, а также гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастроф или аварий на АЭС, и в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации;

5) организацией в связи с рождением ребенка, со смертью родных, с регистрацией брака,

а также на выходное пособие, выплачиваемое при увольнении работника».

Размер удержаний из заработной платы и иных видов доходов работника исчисляется из суммы, оставшейся после удержания налогов.

Пример 2.

По решению администрации организации с работника подлежит удержанию сумма причиненного ущерба в размере 1 200 рублей

Сумма начисленной заработной платы составляет 4 000 рублей.

Сумма удержанного налога на доходы физических лиц (далее НДФЛ):

(4 000 400) х 13% = 468 рублей (400 рублей сумма стандартного вычета).

Сумма удержаний в возмещение ущерба:

(4 000 468) х 20% = 706 рублей.

Сумма к выдаче работнику:

4 000 468 706 = 2 826 рублей.

Остаток суммы к взысканию:

1 200 706 = 494 рубля.

В следующем месяце сумма начисленной зарплаты составляет 3 800 рублей.

Сумма удержанного НДФЛ:

(3 800 400) х 13% = 442 рубля.

Максимальная сумма, которая может быть удержана:

(3 800 442 х 20% = 672 рубля.

Так как остаток суммы, подлежащей удержанию (494 рубля), меньше этой суммы, она удерживается полностью.

Сумма к выдаче работнику:

3 800 442 494 = 2 864 рубля.

Окончание примера.

Обратите внимание!

Взыскание может быть произведено только в том случае, если работник не оспаривает данного взыскания. Приведем выдержку из статьи 248 ТК РФ:

«Взыскание с виновного работника суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, производится по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный работодателю ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, то взыскание может осуществляться только судом».

Размер среднемесячного заработка для сравнения с суммой причиненного ущерба, рассчитывается в порядке, установленном статьей 139 ТК РФ.

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат. При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е(31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале 28-е (29-е) число включительно).

Постановлением Правительства Российской Федерации от 11 апреля 2003 года №213 утверждено Положение «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

В бухгалтерском учете операции по возмещению ущерба отражаются следующими записями:

Обратите внимание!

Нужно ли восстанавливать суммы «входного» налога на добавленную стоимость (далее НДС) при списании МПЗ в результате порчи или недостачи?

Отметим, что ранее (до 1 января 2006 года), несмотря на отсутствие в главе 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ) такого требования, налоговые органы занимали однозначную позицию: НДС подлежит восстановлению и уплате в бюджет. В качестве довода налоговики использовали подпункт 1 пункта 2 статьи 171 НК РФ, а именно: к вычету могут быть предъявлены суммы НДС, уплаченные при приобретении имущества, используемого для осуществления операций, являющихся объектом налогообложения НДС. Списание недостающего или испорченного имущества такой операцией не является, поэтому НДС подлежит восстановлению. Например, такая точка зрения была высказана в Письме Минфина Российской Федерации от 20 сентября 2004 года №03-04-11/155 «О восстановлении налога на добавленную стоимость при обнаружении недостачи товарно-материальных ценностей».

После внесения изменений в главу 21 НК РФ Федеральным законом от 22 июля 2005 года №119-ФЗ «О внесении изменений в главу 21 части второй Налогового Кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений актов законодательства Российской Федерации о налогах и сборах», налоговое законодательство по НДС так же не содержит требования о восстановлении сумм «входного» налога по недостающему или испорченному имуществу. Все случаи, когда НДС подлежит восстановлению, теперь перечислены в пункте 3 статьи 170 НК РФ, и этот случай также там не значится. А так как пункт 3 статьи 170 НК РФ содержит зарытый перечень операций, когда налогоплательщик обязан восстановить сумму налога, то из этого следует, что НДС восстановлению не подлежит.

Правда, не исключен вариант что, работники налогового ведомства могут попытаться заставить налогоплательщика НДС восстановить суммы налога по основанию, указанному в подпункте 2 пункта 3 статьи 170 НК РФ, однако следует заметить, что в данном подпункте речь идет об использовании имущества, что вряд ли применимо к операциям по списанию испорченного или недостающего имущества.

Отметим, что и до 1 января 2006 года судебная практика по этому вопросу складывалась в пользу налогоплательщиков, есть уже и примеры этого года, когда суды не соглашаются с мнением налоговых органов в части восстановления сумм налога по недостающим материальным ценностям. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 года по делу №26-4963/2005-29 или Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 апреля 2006 года по делу №А56-8735/2005.

В бухгалтерском учете операции, связанные с возмещением ущерба отражаются следующим образом:

остаточная стоимость

Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит

Окончание примера.

Следует учесть, что увольнение или перемещение материально-ответственных лиц производится только по согласованию с главным бухгалтером организации. Освобождению материально-ответственных лиц от занимаемых должностей должна предшествовать сплошная инвентаризация числящихся за ними материальных ценностей. Передача материальных ценностей другому материально-ответственному лицу осуществляется по акту, который подписывается главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.

В организациях должен быть определен перечень должностных лиц, имеющих право подписывать первичные документы на получение и отпуск со складов материально-производственных запасов, а также выдавать разрешения на вывоз запасов из мест хранения. Данный перечень должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации, в нем должны быть указаны должность, фамилия, имя и отчество должностного лица, а также виды операций, по которым данное лицо имеет право принятия решений.

Итак, из вышесказанного можно сделать следующий вывод: контроль движения и сохранности материальных ценностей в организации осуществляется путем составления и утверждения:

· схемы документооборота. В рамках схемы документооборота утверждаются формы документов по учету материальных ценностей (в том числе, разработанные в организации), указываются должностные лица (утверждаются образцы их подписей), отвечающие за движение материальных ценностей на каждом этапе и за прохождение сопутствующих движению документов, а также сроки передачи документов в бухгалтерию организации. В рамках схемы утверждается также выбранный организацией метод учета ценностей на складах (количественный или количественно-суммовой).

· реестра мест хранения. Выше мы отметили, что каждому складу присваивается постоянный номер, который впоследствии указывается на всех документах, относящихся к операциям данного склада.

· единой для всех подразделений системы классификации и присвоения номенклатурного номера единице учета материальных ценностей.

· рабочего плана счетов (с необходимым количеством субсчетов и аналитических признаков) по учету материальных ценностей, позволяющего обособленно учитывать движение ценностей в разрезе мест хранения, поставщиков, видов, сортов, размеров и других аналитических признаков. Необходимое количество аналитических признаков определяется путем согласования с заинтересованными пользователями информации (специалистами по формированию регистров налогового учета, по анализу эффективности деятельности, по снабжению, по развитию, по маркетингу, по складскому учету и тому подобному).

· порядка и сроков проведения инвентаризации МПЗ.

Более подробно с вопросами, касающимися организации складского учета, с квалификационными характеристиками и должностными обязанностями работников склада, а также с требованиями пожарной безопасности к складским помещениям, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Организация складского учета».

Более подробно с вопросами, касающимися организации складского учета сырья, материалов, полуфабрикатов, спецодежды и спецоснастки, виды договоров о материальной ответственности, порядок их заключения и ответственность работников по таким договорам, Вы можете ознакомиться в книге авторов ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Материально-производственные запасы».

Историю развития такой категории, как аудит, многие авторы рассматривают по-разному. Соответствующая дефиниция в переводе с латинского трактуется как «слушание» и используется на практике для определения проверки. Так, под аудитом принято понимать проверку, осуществляемую независимым экспертом, направленную на определенную деятельность или явление. Именно поэтому различают технический, операционный, экологический, а также логистический аудит, который рассматривается в данной статье. Что подразумевается под представленной категорией? Чем она отличается от других? Какие существуют виды логистического аудита? На эти и иные не менее важные вопросы можно отыскать ответы в процессе прочтения нашей статьи.

Понятие и организация логистического аудита

Сегодня наряду с понятиями финансового, бухгалтерского, технического и иных разновидностей аудита немаловажную позицию занимает логистический аудит. В первую очередь его действие направлено на сокращение издержек логистического характера и повышение эффективности хозяйственной деятельности предприятия в целом.

Под логистическим аудитом следует понимать комплексную проверку эффективности работы подсистем логистики. Роль логистического аудита при выборе логистической стратегии заключается в выявлении «проблемных участков». Так, в процессе процедуры формируется дерево связей между ними, носящих причинно-следственный характер. Кроме того, производится масштабный экономический расчет в отношении продаж, применения площадей и управления запасами. Организация логистического аудита и этапы проведения относятся непосредственно к следующим видам проверок:

Аудит закупок, то есть материально-технического снабжения.
Аудит планирования по схеме «продажи - производство - закупки».
Аудит логистических затрат на складирование, комплектацию, хранение и перемещение товарной продукции.
Аудит распределения товарной продукции в соответствии с цепочкой поставок.

Результаты логистического аудита

Помимо организационного вопроса, в теоретические основы системы логистического аудита включается и результат процедуры в виде отчета, содержащего следующие сведения:

Оценка действительного состояния в отношении логистической системы предприятия.
Перечень технических, информационных, организационных и технологических рекомендаций по улучшению всех логистических подсистем.
Оценка необходимости определенных изменений.
Предварительная (потенциальная) окупаемость инвестиций.

Результаты, которые оглашаются после проведения такой процедуры, как аудит логистических систем, обычно говорят от уместности тех или иных проектов, связанных со следующими пунктами:

Разработка стратегии в плане логистической составляющей структуры.
Реинжиниринг (проектирование) системы или же подсистемы логистики. Ярким примером последней может служить проектирование комплекса складского характера.
Формирование системы, связанной с регламентацией логистических бизнес-процессов.

Логистический аудит и основной его принцип

Ключевым принципом логистического аудита является развивающееся движение от общего к частному. Иными словами, процедура начинается с проверки целей деятельности структуры глобальной направленности и заканчивается причинами упущенных возможностей, низкой производительности, а также низкой эффективности. После проработки вопросов общего характера логистический аудит предприятия предполагает проведение детального исследования логистических функциональных областей в компании.

Так, в соответствии с приведенным выше принципом осуществляется изучение текущих стратегий предприятия, способных в полной мере повлиять на организацию в плане движения потоков материальной природы. Для этого в любом случае необходим анализ корпоративной миссии, а также производственной, маркетинговой и закупочной стратегии фирмы. Аудит логистических систем своим заключительным шагом содержит формирование базы данных. Так, ее можно применить для оценки деятельности этих систем на предприятии.

Для реализации рассматриваемой в статье процедуры создается команда, включающая представителей логистической службы и иных функциональных подразделений компании (бухгалтерия и финансы, продажи и маркетинг, закупки и производство, информационная служба и так далее). Важно дополнить, что, к примеру, логистический аудит транспортной системы предприятия проводится в присутствии сторонних экспертов. Кроме того, для реализации процедуры нередко привлекают студентов специализированных высших учебных заведений. Данный ход, несомненно, целесообразен, ведь начинающим специалистам, так или иначе, нужна практическая база для достижения поставленных в профессиональном плане целей.

Этапы составления отраслей логистического аудита

Современные ученые различают несколько этапов логистического аудита, среди которых предварительный, основной и, соответственно, заключительный. Для начала целесообразным будет рассмотреть предварительный этап логистического аудита.

Так, на протяжении первых двух-трех дней специалисты изучают функциональные области производства, снабжения, реализации и сбыта товарной продукции. Затем на протяжении недели логистические эксперты осуществляют обработку результатов исследований, а также подготовку перечня логистических функций, которые, так или иначе, подлежат тщательной проверке. Логистический аудит своей заключительной строкой на данном этапе содержит формулировку вопросов для анкет и интервью, а также составление перечня показателей, в соответствии с которыми будет производиться оценка логистических функций.

Основной этап логистического аудита

Для начала необходимо отметить, что основной этап столь масштабной процедуры классифицируется на внутренний и внешний аудит. В данной главе рассмотрен аудит логистических затрат на примере предприятия промышленности и его основной этап. Начальной точкой внутреннего аудита считается интервью с руководителем предприятия. После этого логистический аудит производится в соответствии со следующими направлениями:

Первое направление подразумевает опрос сотрудников функциональных подразделений компании по вопросам, которые, так или иначе, имеют отношение к логистике (сбыт, склады, транспорт).
Второе направление предполагает работу с выборкой документации предприятия.
Третье направление говорит о сборе сведений в соответствии с договорами поставки для осуществления статистического анализа продаж и закупок товарной продукции.

В процессе производимого внутреннего логистического аудита применяется система показателей, которые классифицируются на следующие группы:

Первая группа содержит показатели обслуживания внешних и внутренних потребителей, а также оценку качественных характеристик сервиса, куда необходимо отнести способность принципиально изменять особенности заказов в соответствии с запросами клиентов, время исполнения заказов, а также стабильность в отношении данного времени.
Во вторую группу включены показатели, которые связаны непосредственно с затратами денежных средств на осуществление логистических операций и процедур. В процессе анализа затрат производят оценку соотношения «затраты - выгоды». Здесь подразумеваются те выгоды, которые получают клиенты от принятия и дальнейшей реализации определенных решений в компании.
Третья группа насчитывает несколько показателей применения собственного парка транспортных средств (подвижного состава) или складских сооружений, среди которых коэффициент применения грузоподъемности ТС, коэффициент применения складского объема и так далее.

Внешний аудит

Как выяснилось, основной этап рассматриваемой в статье процедуры содержит такие виды логистического аудита, как внутренний и внешний. В данной главе целесообразным будет ознакомиться с последним. Важно отметить, что имеет смысл ставить начальную точку внешнему аудиту только тогда, когда процедура внутреннего аудита гарантированно пройдена. Так, на данной стадии осуществляется изучение ожиданий и требований клиентуры для того, чтобы определить оптимальные показатели деятельности предприятия; рассмотрение приемов, применяемых конкурентами; оценка уровня обслуживания потребителей материального потока и так далее.

Необходимо отметить, что внешний логистический аудит производится в виде рассылки специально подготовленных анкет или выборочных собеседований непосредственно с представителями обслуживаемых компаний, а также покупателями из различных мест в географическим плане или с различным объемом закупок. Важно дополнить, что типовые анкеты в обязательном порядке адаптируются совершенно под каждую проверяемую структуру. Кроме того, опрашиваются, как правило, не только руководители компании или отдельных ее подразделений, но и конкретные сотрудники в соответствии с их сферой деятельности.

Таким образом, по результатам внешнего аудита можно сформировать конкретные рекомендации для структуры и указать те изменения, которые необходимо осуществить в актуальной на момент проверки логистической системе.

Заключительный этап

После того как основной этап логистического аудита произведен, необходимо осуществить подготовку следующих аналитических отчетов:

Первый отчет, разработанный в соответствии с анализом номенклатуры запасов, содержит в себе сведения по поводу ассортимента сырья и товарной продукции, запасов по группам, категорий или позиций, оценки оборачиваемости позиций по номенклатуре.
Второй отчет содержит анализ движения денежных потоков в компании, а также за ее пределами. Например, детализированная характеристика движения денежного потока по складу в общем и объем денежных потоков в соответствии с каждой логистической операцией в отдельности. Важно отметить, что на отрезках линии, находящейся между складскими зонами, также важно указать величину денежного потока. Полученные результаты применяются для того, чтобы определить число грузчиков и транспортных средств внутрискладского назначения.
Третий отчет посвящается оснащению предприятия ресурсами. Так, соответствующие сведения включают классификацию и характеристику погрузочно-разгрузочной техники. Основной целью описания является не что иное, как оценка актуальной для предприятия материально-технической базы.

Обобщение сведений

Как выяснилось, логистический аудит осуществляется в целях выявления недочетов в логистической системе структуры. После определения «узких мест (участков с повышенным риском), так или иначе, логистическими экспертами производится разработка рекомендаций для исправления обозначенных проблем. Безусловно, данные рекомендации в последующем используются для повышения уровня обслуживания существующих клиентов, нахождения новых, а также для совершенствования управления денежными потоками.

Пример логистического аудита

В данной главе целесообразным будет рассмотреть процедуру логистического аудита на конкретном примере. Аудит склада - не что иное, как поиск методов улучшения деятельности склада в пределах экспресс-исследования складских процессов и ресурсов. Приведенное мероприятие может осуществляться как разово, так и на постоянной основе. Как отмечалось выше, логистический аудит, главным образом, нацелен на выявление недочетов в организации склада, а также в его работе. Кроме того, в данном случае уместно создание тех или иных предложений по устранению найденных недостатков. Частной задачей рассматриваемой в статье процедуры зачастую является обоснование того, что склад необходимо автоматизировать.

Нередко логистический аудит считают обязательным этапом, предваряющим внедрение WMS-системы. Так, результаты исследований и соответствующие рекомендации логистических экспертов позволяют отыскать наиболее оптимальные варианты в плане хранения товарной продукции, а также оптимизировать реализацию складских операций, количество сотрудников, загрузку и так далее. Иными словами, логистический аудит, так или иначе, способствует осознанию того, что необходимо сделать на складе для приведения его в абсолютный порядок перед автоматизацией.

Логистический аудит на практике

Логистический аудит склада включает в себя следующие операции:

Анализ в отношении инфраструктуры.
Анализ технического процесса.
Анализ актуальных документов.
Анализ компьютерных и информационных систем.
Разработка предложений и рекомендаций по улучшению ситуации.
Расчет в плане технико-экономического обоснования внедрения WMS-системы.

В процессе произведения логистического аудита складского помещения применяются следующие инструменты:

Интервьюирование сотрудников предприятия.
Наблюдение за рабочим процессом на складе.
Анализ актуальной документации, среди которой рабочие инструкции, технологические карты, планировки и так далее.

Результатами логистического аудита на складе являются следующие пункты:

Список актуальных для предприятия проблем.
Рекомендации по решению существующих проблем.
Обоснование необходимости внедрения автоматизированной системы.

Ырысбек Ташбаев, к. т. н., заместитель генерального директора по развитию Института исследования товародвижения и конъюнктуры оптового рынка (ИТКОР)

Отлаженная система логистики на современном предприятии предполагает наличие квалифицированного и компетентного персонала, современного складского и транспортного оборудования, высокопроизводительных технологий. К сожалению, еще не все предприятия готовы к осуществлению системных проектов в области логистики. Причиной этого могут быть недостатки в организации работы компании, неотрегулированная система управления, неподготовленность персонала. Кроме того, консультанты по логистике обычно предлагают решения в тех функциональных областях, в которых они компетентны, не уделяя внимания системным проблемам предприятия. Все это в комплексе вынуждает компании обращаться к независимым экспертам с просьбой о проведении логистического аудита.

Логистический аудит в большей степени востребован на промышленных предприятиях, где задействованы все логистические функции в комплексе, включая закупки, производство и сбыт продукции; имеет смысл проводить его также в торговле. Результаты аудита могут быть полезны для фирм, предлагающих информационные и консалтинговые решения в области логистики, для складских операторов и экспедиторских компаний.

Что же подразумевается под логистическим аудитом и в чем его отличие от «привычной» бухгалтерской проверки? Согласно существующим определениям, «аудит – системный процесс получения и оценки объективных данных об экономических действиях и событиях, устанавливающий уровень их соответствия установленному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям». Синонимами этого термина являются слова «исследование», «диагностика», «изучение». Следовательно, под логистическим аудитом можно понимать проводимую независимой стороной оценку всех аспектов цепи поставок компании, определение «сильных» и «слабых» сторон логистической системы предприятия, отслеживание тенденций, влияющих на их формирование, проведение анализа случаев неэффективного использования ресурсов, определение уровня конкурентоспособности логистической системы предприятия.

Ключевой принцип логистического аудита – продвижение от общего к частному: от глобальных целей и показателей операционной работы к причинам низкой эффективности, производительности и упущенных возможностей и только после этого – к детальному исследованию выбранных сфер деятельности предприятия.

В соответствии с этим принципом, например, локальная оптимизация склада или транспортной системы не проводится на этапах сбыта продукции или закупок – такие решения принимают только исходя из системного видения всей цепочки поставок. Для проведения логистического аудита на предприятии создается команда, в которую включают представителей как служб логистики, так и других функциональных подразделений (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продажи, производство и закупки, информационные технологии), а также сторонних экспертов. Чрезвычайно важен профессиональный уровень привлекаемых специалистов. Они не обязательно должны быть знатоками специфики конкретного бизнеса, но, по крайней мере, должны быть компетентны в области теории и практики логистики и управления цепями поставок. Это позволит выявить резервы и скрытый потенциал, имеющийся на предприятии, и дать объективную оценку уровня его логистического менеджмента.

На предварительном этапе команда в течение 2…3 дней изучает области продаж (розничные и оптовые клиенты), складирования (склады сырья и материалов, готовой продукции), производства. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят перечень рекомендаций (точнее, круг вопросов), подлежащих аудиту. Совместно со специалистами предприятия приглашенные эксперты формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников, и составляют перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции. Для этого они отбирают из различных существующих моделей (таких, как SCOR, или др.) показатели, которые наиболее применимы на этом предприятии. На предварительном этапе важно установить контакты между членами команды по проведению аудита и собственниками бизнеса: для предприятия вопросы, связанные с логистикой, являются расходной составляющей, и важно, чтобы владельцы ясно видели, какие выгоды они получат от внедрения отлаженной логистической системы.

По окончании предварительного этапа можно переходить непосредственно к процедуре логистического аудита, который по форме можно разделить на внешний и внутренний. Есть разные мнения о том, какому из этих подходов следует отдать предпочтение на начальном этапе, но при работе с неформализованной структурой внутренней логистики более логичным будет проведение аудита внутри предприятия.

Процедура внутреннего аудита включает:

Интервью с представителями функциональных направлений по вопросам, имеющим отношение к логистике (транспорт, склады, запасы, поставки, система управления, мотивация);

Обработку выборки документов предприятия (первичная документация, различные файлы, отчеты как внутренние, так и внешние);

Сбор данных по договорам для проведения статистического анализа и точного описания работы существующей логистической системы.

Важно, чтобы основные предложения по плану мероприятий, решения и идеи исходили от тех членов команды логистического аудита, которые представляют предприятие-заказчика. В ходе проводимого системного анализа выстраивается система операционных показателей, которые можно разделить на четыре группы:

показатели эффективности обслуживания клиентов (внутренних и внешних клиентов) и оценки качества сервиса;
показатели, связанные с затратами на выполнение логистических функций (затраты на закупки, поставки, транспорт, склады, складирование, запасы). При анализе затрат проводят расчет «затраты–выгоды» – имеются в виду выгоды, получаемые клиентами от реализации тех или иных решений;
показатели использования активов (складские сооружения, собственный парк подвижного состава). Составляющие инфраструктуры с расширением масштабов бизнеса и географии операций начинают все больше сказываться на себестоимости продукции для производственных предприятий и товаров для торговых фирм;
показатели бенчмаркинга – изучение лучшего в практике конкурентов заказчика в областях, касающихся логистики.

Имея на руках результаты внутреннего аудита, команда может переходить к аудиту внешнему, в процессе которого изучают ожидания и требования клиентов с целью определения показателей работы компании, рассматривают приемы, используемые конкурентами, а также уровни требуемого обслуживания. Проводится внешний аудит в виде почтовой рассылки анкет, выборочных собеседований с клиентами (представителями различных обслуживаемых сегментов рынка, покупателями с разным объемом закупок и из разных географических мест). Типовые вопросники и анкеты адаптируются под каждое предприятие; при этом опрашиваются обычно как руководители компании и отдельных подразделений, так и конкретные специалисты. Анкеты выполняют несколько функций: они служат в качестве источника получения структурированной информации о логистической системе компании и средства привлечения внимания специалистов к ключевым вопросам функционирования этой системы. При обработке анкет основное внимание обращают на качество обслуживания клиентов, анализ причин и следствий по разным видам издержек.

Результаты внешнего аудита позволяют группе по проведению логистического аудита сформулировать рекомендации в отношении будущей стратегии компании и указать изменения, которые требуется провести в действующей операционной системе логистики, описать рекомендованную стратегию разработки эффективной и производительной системы логистики.

В качестве примера предлагаю рассмотреть, как проводился логистический аудит в холдинге, имеющем в своем составе промышленные предприятия по производству яиц, торговый дом и управляющую компанию. Для опросов, интервью и других вспомогательных видов деятельности во время аудита привлекались студенты и преподавательский состав вузов, расположенных в том же городе, что и холдинг. Это, по нашему мнению, принципиальный момент – такой шаг позволит решить проблему подготовки системных аналитиков в области логистики, с тем чтобы в дальнейшем они могли занять должности координаторов или логистов на предприятиях.

В ходе проведения аудита было выявлено, что на каждом из предприятий есть специалисты, отвечающие за склады, закупки, финансы, бухгалтерию. Управляющая компания осуществляет общий контроль, координирует операции, управляет инвестициями. Весь логистический процесс разбивался на отдельные подпроцессы: закупок и поставок сырья для первого предприятия, поставок и отгрузок продукции/полуфабриката от первого предприятия последующим, отгрузки продукции от этих предприятий торговому дому, который осуществлял отгрузку и доставку продукции до покупателя и прямые отгрузки другим оптовым компаниям. Основные проблемы в холдинге возникали на стыке подразделений и предприятий; зачастую имело место дублирование функций, обязанностей. Не всегда была в наличии информационная система, консолидирующая сведения, которые поступали от подразделений на разных этапах логистического процесса.

Исследованию и анализу подверглись следующие виды деятельности холдинга:

1. Обслуживание клиентов.

2. Транспортировка.

3. Складирование.

4. Управление запасами.

5. Планирование операций.

6. Продажи и маркетинг.

7. Финансы и бухгалтерия.

8. Закупки.

9. Общий менеджмент.

Целью работ стало выявление проблем, «узких» мест и резервов совершенствования логистической системы, повышение эффективности и производительности системы логистического обеспечения снабженческо-производственно-сбытовой деятельности холдинга.
Что же посоветовали сделать специалисты для улучшения логистики на этом предприятии? Поскольку перечень всех рекомендаций был довольно большим, рассмотрим лишь первые четыре позиции, более всего связанные с логистикой.

В области обслуживания клиентов

Разработка системы обслуживания клиентов. Разработка классификации клиентов на основе анализа существующих клиентов, процедур работы с клиентами, условий стандартизации и формализации работы с клиентами.

Анализ приоритетности работы с клиентами.

Анализ требований клиентов по разным параметрам.

Разработка стандартов обслуживания, включая обоснование уровней обслуживания клиентов.

Анализ и обоснование структуры добавленной стоимости для внутренних и внешних клиентов.

Расчет показателей эффективности и производительности обслуживания клиентов.

В области транспортировки

Анализ условий для внедрения системы управления транспортом.

Анализ возможностей сокращения числа перегрузок.

Анализ существующих процедур развоза яиц.

Анализ мер по исключению нерациональных перевозок.

Анализ существующей структуры транспортных средств (устаревший парк подвижного состава).

Анализ показателей использования парка подвижного состава.

Анализ условий для введения системы мотивации водителей.

Анализ существующих процедур найма внешнего транспорта.

Разработка системы управления транспортными затратами.

Расчет показателей эффективности и производительности транспортировки.

В области складирования

Разработка системы управления складированием.

Анализ условий хранения яиц на складах.

Анализ процедуры отгрузки продукции со складов птицефабрик в Москву.

Анализ пропускной способности складов и птицефабрик при комбикормовом производстве.

Анализ технологических процессов на складах сырья и готовой продукции.

Анализ задержек и простоев при разгрузке (погрузке) на складах.

Анализ «затраты–выгоды» наличия склада распределительного центра в городе.

Анализ процессов доставки свежих яиц с фабрик на склад распределительного центра.

Разработка мероприятий по поддержанию на складах оптимальной температуры.

Расчет показателей эффективности и производительности складирования.

В области управления запасами

Разработка системы управления запасами.

Анализ сбоев в сроках поставок.

Анализ процедуры прогнозирования цен на зерно.

Анализ работы с производителями.

Анализ порядка заключения и продления договоров.

Анализ процедуры выделения денег на закупки.

Анализ стратегических запасов.

Разработка процедуры расчета и обоснования размеров и структуры запасов на всех этапах цепочки поставок (от розницы до закупок сырья).

Разработка процедуры расчета страхового запаса.

Расчет показателей эффективности и производительности системы управления запасами.