Дэйв Креншоу
Миф о многозадачности: к чему приводит стремление успеть все
Посвящается Карлосу, который всегда учил меня «спешить медленно»
Компания
Фил взглянул на электронные часы в своем седане. На них было 8:54 утра. Он удовлетворенно кивнул, довольный тем, что приехал на несколько минут раньше назначенного времени. Когда-то давно Фил понял, что поскольку он собирается учить эффективности и управлению временем других, то и сам должен жить по этим принципам.
Прихватив с пассажирского сиденья портфель, Фил открыл дверцу машины и выбрался наружу. Выпрямившись, он обернулся и посмотрел на вывеску на широком фасаде здании, гордо заявляющую: «GreenGarb : одежда, созданная матерью-природой».
Прежде чем приступить к работе, Фил навел справки о своем новом клиенте, нуждающемся в коучинге. Хелен Уитман была влиятельным руководителем крупной розничной сети одежды уже около десяти лет. Пару лет назад Хелен почувствовала, что в ближайшем будущем будут более популярными экологически чистые товары и решила серьезно заняться этим направлением. За последний год GreenGarb могла похвастаться продажами, превышающими 20 миллионов долларов, и явно продвигалась к еще большим достижениям.
И вдруг Хелен столкнулась с непредвиденными трудностями. Поняв, что сама собой ситуация не разрешится, Уитман связалась со своими самыми близкими друзьями и попросила посоветовать ей кого-нибудь, кто мог бы ей помочь.
Фил долго и тщательно обдумывал свой первый разговор с Хелен. Ситуация, в которую попала женщина-руководитель, была для него более чем знакома: хотя размеры компаний и сферы деятельности клиентов Фила существенно различались, их истории во многом повторяли друг друга. Его клиенты находились в постоянном состоянии стресса, слишком много работали и слишком мало успевали. С каждым днем они все больше увязали в нерешенных рабочих проблемах и все меньше времени оставляли на общение с семьей и свои личные интересы.
Запутавшись, владельцы предприятий приходили к Филу за помощью. Им не требовалось невозможное – они просто искали кого-то, кто понимал бы, как одиноко на вершине бизнеса. Кто мог бы помочь им изменить жизнь так, чтобы свободного времени стало больше, а стрессовых ситуаций – меньше.
Когда Фил проходил через центральный вход здания, за стойкой его поприветствовала очень серьезная на вид девушка.
– Я здесь, чтобы встретиться с Хелен.
Девушка подняла глаза.
– Вам назначено?
– Да. Да, конечно.
– Минуточку.
Она нажала кнопку интеркома и произнесла:
– Миссис Уитман? К вам пришел джентльмен, который говорит, что у него назначена с вами встреча.
Выслушав ответ, она дежурно улыбнулась Филу:
– Пожалуйста, следуйте за мной.
Следуя за секретарем по коридору, Фил внимательно изучал рабочие места менеджеров компании. Со всех сторон на него наваливался контролируемый хаос. Всего несколько столов выглядели более-менее аккуратными, большинство же были завалены кипами бумаг, периодически падавшими на пол. Люди разве что не бегали из кабинета в кабинет, говорили отрывисто, на повышенных тонах.
Фил уже встречался с таким раньше. Мельком проследив за менеджерами компании, он почувствовал себя уверенно. Фил уже знал, что ожидало его в кабинете Хелен. Он даже примерно представлял, что Хелен ему скажет. Подтверждалась старая поговорка: компания – это отражение ее владельца.
Ситуация в кабинете генерального директора был накалена до предела. Незнакомая женщина в очках обожгла Фила взглядом, всем своим видом говоря: «Если вы хотите увидеть Хелен, встаньте в очередь». Фил улыбнулся. Хелен заметила его и пригласила войти, кивком указав на свободное кресло.
– Пожалуйста, проходите и садитесь. Мы уже заканчиваем.
Фил с интересом прислушивался к происходящему. За небольшим столом для совещаний, помимо Хелен, сидели еще двое мужчин, которые, как он догадался, были менеджерами компании.
Женщина в очках стояла сбоку, с нетерпением наблюдая за процессом. Фил понял, что она не участвует в разговоре и лишь ждет удобного момента, чтобы привлечь внимание Хелен. Он с любопытством стал наблюдать за нею. Женщина была на взводе и слегка покусывала нижнюю губу, стараясь держать себя в руках.
Наконец менеджеры встали из-за стола.
Хелен повернулась к женщине, выражая некоторое нетерпение.
За всеми неотложными делами и проблемами, нам зачастую не хватает времени на чтение книг. Статья в журнале, пост в блоге занимают не так много нашего времени, и иногда приносят не меньшую пользу.
С недавнего времени я научился выделять время для чтения, но к сожалению, не столько чтобы за один подход прочесть достаточно объемную книгу. Поэтому я озадачился конспектированием прочитанного материала на ходу. Спасибо современным технологиям, это ни капельки не трудно. Во время чтения со смарта переключаться на OneNote и делать заметки, что может быть легче?
Итак, «Миф о многозадачности. К чему приводит стремление успеть все», Дэйв Креншоу .
Многозадачность — ложь, несмотря на то, что едва ли не все в нашем быстроразвивающемся мире поверили в миф о ее эффективности. Мы безоговорочно приняли ее как образ жизни. Многие люди гордятся навыками многозадачности, но на самом деле многозадачность не эффективна и вовсе не реальна.
Во время любой деятельности никто не делает двух вещей одновременно. Вместо этого происходит простое переключение между задачами. Чаще всего оно происходит так быстро, что вы этого не осознаете, но фактически во время всей этой смены занятий вы прыгаете с одной мысли на другую.
В экономике существует понятие — стоимость переключения . Как правило, этот принцип касается расходов на переключение с одного поставщика на другого. В личностном плане стоимость переключения приходится платить тогда, когда люди вынуждены несколько раз возвращаться и пересматривать то, что они сделали, прежде чем они смогут завершить работу над задачей. Чем сложнее задача… тем выше эта стоимость.
Некоторые из переключений инициируется лично, и тогда они называются активными
. Все остальные переключения можно считать пассивными
. Их инициирует кто-то (или что-то) со стороны (коллега с вопросом, оповещение почты, входящий звонок по мобильному и т.п.).
Результаты научных исследований показывают, что в среднем каждый человек тратит примерно 28 процентов своего рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. И главная причина этого, пожалуй, в многозадачности (или переключении между задачами).
Когда речь идет о высокопоставленном лице (гендиректор, владелец), процент времени растрачиваемого впустую увеличивается. Существует правило: чем больше ответственности, тем больше вероятность неэффективности. Это правило часто называют законом переключения между задачами.
Подтверждением низкой эффективности руководителя, может послужить обстановка в компании. Суета, неразбериха и бардак — вот первые внешние признаки неэффективности.
Изначально слово «многозадачность» вообще не употреблялось по отношению к людям. Этот термин был присущ только компьютерам. С легкой руки какого то умника, многозадачность отчего то стала восприниматься как нормальное явление не только в мире бизнеса, но и в других делах, хотя это не так.
Между тем есть еще один термин, описывающий продуктивное использование времени при выполнении нескольких вещей одновременно. Этот процесс называется фоновой задачностью.
Фоновая задачность - это выполнение одновременно двух или более задач, при котором умственного усилия требует только одна из них (еда и просмотр телевизионных передач, пробежка и прослушивание музыки). Хотя переключение между задачами не является категорией морали («хорошо» или «плохо»), оно всегда менее эффективно сфокусированной деятельности или фоновой задачности.
В рамках размышлений о многозадачности существует еще один частный и частый миф. «Мужчины не владеют многозадачностью, но для женщин это настоящий образ жизни. Женщины справляются с многозадачностью гораздо лучше мужчин». Знакомые рассуждения?
Действительно, многие исследования демонстрируют, что химия мозга отдельных индивидуумов, мужчин и женщин, может существенно различаться. Тем не менее, те же самые исследования не показали никаких различий в том, что касается многозадачности. Часто результаты подобных исследований оказываются неопределенными. Так что утверждения, демонстрирующие разницу полов в способности к многозадачности, явно недостаточно доказаны и откровенно воняют сексизмом.
Упражнение, демонстрирующее не эффективность многозадачности
Написать фразу «Многозадачность хуже лжи». Для каждой буквы, нужно тут же написать цифру в строчке ниже. Например, начнете с того, что напишете в первой строчке букву «м», а потом во второй - цифру «1». Затем в первой строчке напишете букву «н», во второй - цифру «2», то есть необходимо написать номера в восходящем порядке для каждой буквы из предложения «многозадачность хуже лжи».Главное условие, нужно переключаться на написание цифр после каждой буквы предложения. Засечь время и выяснить, сколько понадобится, чтобы закончить это упражнение.
После этого повторить упражнение, по отдельности написав текст и цифры. Засечь время и сравнить.
Таблица для выполнения упражнения
Существует еще одна иллюзия, в которую верят многие люди — современные технологии.
Сотовые телефоны, электронная почта, факсы, текстовые сообщения и все самое новое - делают нас более продуктивными в информационном плане. Правда же заключается в том, что эти вещи могут сделать нас продуктивными только в том случае, если мы научимся их контролировать. Они - слуги. Мы - хозяева. Если мы не будем сами планировать свое расписание и беречь свое время, то позволим потоку информации захлестнуть себя с головой.
Шаги, которые можно предпринять, чтобы перестать переключаться между задачами:
- Осознать, что многозадачность - это ложь.
- Понять разницу между фоновой задачностью и переключением между задачами.
- Выяснить истинное распределение своего времени неделя за неделей.
- Разработать новый и реалистичный бюджет использования своего времени неделя за неделей.
- Распланировать регулярные встречи с вашими ключевыми сотрудниками.
- Задать ожидания и создать персональные «часы работы», чтобы люди могли четко знать, когда вы будете для них доступны.
- Противиться активным переключениям.
- Сводить к минимуму все пассивные переключения.
- Уделять все внимание разговору с сотрудниками.
- Планировать больше полезных дел на время разъездов между встречами.
- Никогда ни на что не соглашаться без ежедневника под рукой.
Структура книги подана в виде описания случая консалтинга руководительницы компании. Прочтение
Миф о многозадачности. Опровержение мифа
Основным препятствием на пути продуктивности для многих людей является то, что они верят в повышение своей продуктивности через многозадачность. Для проверки истинности этого мифа предлагаю Вам провести простой эксперимент. Для этого нам потребуется секундомер и лист бумаги.
Марк Твен говорил, что: «Существует Ложь, наглая ложь и статистика». Я перефразирую его следубщим образом: «Существует ложь, наглая ложь и многозадачность».
Многозадачность хуже лжи. Проблема многозадачности кроется в том, что многозадачность стала своеобразным элементом современной культуры и спокойно принимается людьми как норма. В настоящее время принято считать что чем больше одновременных задач вы решаете – тем более продуктивными вы выглядите в своих глазах и глазах окружающих вас людей и коллег.
Вся тонкость заключается в том, что наш мозг не может работать одновременно с несколькими задачами и он вынужден быстро переключаться с одной задачи на другую (существует число Миллера: 7±2 смысловых единицы).
Многозадачность = стоимость переключения между задачами. Туда, обратно непрерывно.
Негативные последствия многозадачноcти
1. При работе в многозадачном режиме время необходимое для завершения дел значительно возрастает. Одна владелица бизнеса жаловалась на то, что у нее уходит много времени на выполнение простых операций: она одновременно писала письмо своему клиенту, давала поручения своей помощнице и разговаривала по телефону с поставщиком. И на эти 3 задачи она затратила 1 час времени (пока не завершила последнюю задачу). Но когда она последовала рекомендациям и разделила задачи одну от другой, то получилось, что звонок по телефону занял у нее 7 минут, разговор с помощницей занял 3 минуты, а написание письма клиенту заняло 3 минуты. Итого: 3 задачи были успешно завершены за 13 минут.
По этой причине у многих людей в конце рабочего дня возникает чувство, когда они ощущают себя измотанным: весь день они носились, спасали мир, решали кучу вопросов, а результат – минимальный, почти ничего толком и не завершено.
Вы жонглировали задачами и носились между ними, но почти ничего не довели до логического конца или до приемлемого результата.
2. Качество решения задач. Когда вы постоянно переключаетесь с задачи на задачу, качество работы снижается из-за очень высокой вероятноси допустить ошибку в каждой их задач, выполняемых параллельно. Часто ли у вас случалось такое, что вы делегировали кому-то несложную задачу, при этом дали простые и четкие инструкции по ее выполнению, а задача до сих пор не выполнена (или постоянно переделывается). Думаете что тот человек, которому вы делегировали данную задачу непроглядно туп? (хотя и такое бывает). Скорее всего это симптом того, что данный человек работает в многозадачном режиме.
3. Многозадачный режим повышает Ваш уровень стресса. Повышенный уровень стресса актуален в последнее время в больших городах и больших офисах (open space, которые набирают моду у нас и от которых запад уже отказался или стремится это сделать). Даже если вы выполняете очень простые дела или решаете простые задачи, уровень стресса значительно возрастает. Об этой теме хорошо написано в книге Лео Бабауты, которою я перевел и ее можно скачать в сети Интеренет («Focus free» — «Концентрируйся свободно»). Если интересно ссылку могу дать в конце).
Здесь перечислены наиболее очевидные следствия многозадачности. Есть еще масса неочевидных следствий.
Все это стало таким актуальным по той причине, что многозадачность стала приниматься людьми как нормальное и совершенно обыденное явление.
[Мы] никогда в жизни не сможем преодолеть врожденные ограничения мозга в обработке информации во время многозадачности. Этого просто не может быть. Как не может ни один живущий на Земле человек пробежать милю за одну минуту.
Из интервью журналу Time доктора Дэвида Мейера, кафедра психологии, Мичиганский университетФил сделал паузу и внимательно посмотрел на женщин. Они обе вдруг стали очень мрачными.
Салли первой прервала молчание.
– Что ж, я вынуждена это признать. Есть сфера, в которой мне необходимо развиваться. Я не уделяю подчиненным столько внимания, сколько им нужно.
Фил поощрительно улыбнулся.
– Нам всем доводилось так поступать, Салли. Более того, мы все будем поступать так и дальше, пока будем принимать многозадачность (переключение между задачами) как должное.
Если кто-то говорит мне, что он или она хороши в многозадачности, я сразу же могу сказать, что они неэффективны. Называть себя мастером выполнения множества задач одновременно – это все равно что называть себя мастером использования менее эффективных методов работы. Это все равно что говорить: «Боб ездит на велосипеде лучше, чем Чак водит машину». Даже если это утверждение верно, Чак все равно доберется до нужного ему места быстрее и с гораздо меньшими усилиями, чем Боб.
Какими бы эффектными вы ни были в переключении между задачами, вы все равно работаете менее эффективно, чем могли бы делать это другим способом. У вас уходит гораздо больше времени на выполнение той или иной работы, чем у людей, которые концентрируются всего лишь на одном требующем внимания действии за один раз.
Вопрос
После того как троица отвернулась от окна, Салли наконец воспользовалась случаем, чтобы задать Хелен вопрос. При этом Фил заметил, что Хелен не уделила Салли особого внимания.
Однако перед тем как уйти, Салли вновь задержалась на минутку, морща лоб, словно пыталась что-то вспомнить.
– Послушайте, Салли, пока вы не ушли, не будете ли вы возражать, если я спрошу у вас кое-что? – спросил Фил.
– Конечно нет, Фил.
– Последние два раза, когда я видел, что вы собираетесь покинуть эту комнату, вы останавливались и замирали на некоторое время, – сказал он. – У вас был такой вид, словно вы старались что-то вспомнить. Вы не против, если я спрошу, почему?
Салли выглядела удивленной.
– Разве я это делала? Я и не замечала. – Она потерла пальцами виски. – Думаю, я просто не была уверена, что спросила Хелен обо всем, о чем мне было нужно спросить. Я хотела быть полностью уверенной в том, что ничего не забыла обсудить, когда у меня появилась для этого возможность, – она пожала плечами. – Я ответила на ваш вопрос?
– И очень даже хорошо, – улыбнулся Фил.
– Спасибо, Салли, – сказала Хелен.
Фил задумчиво проследил за тем, как Салли закрыла за собой дверь. Затем повернулся к Хелен.
– Такое поведение обычно для всех, кто заходит в ваш кабинет? Они все останавливаются после разговора с вами и тратят время на то, чтобы убедиться, что ничего не забыли обсудить?
– Думаю, да. – Хелен на минутку задумалась. – Да. Теперь, когда я сосредоточилась на этом, то понимаю, что вы правы. Именно это и делает чуть ли не каждый, кто ко мне заходит. Мои сотрудники, похоже, стараются выжать из меня все, что можно, прежде чем уйдут. Иногда мне почти приходится выталкивать их за дверь, чтобы наконец получить возможность вернуться к работе.
Фил вновь кивнул, улыбаясь своим мыслям.
– Причину, по которой они это делают, можно подытожить одним словом, – Фил потянулся и схватил свой блокнот. Затем он написал на листе лишь одно слово:
– Когда? – Хелен выглядела озадаченной. – Что вы имеете в виду?
– Они не знают, когда им снова выпадет возможность поговорить с вами. Ваши люди уже привыкли, что вы постоянно действуете в режиме переключения между задачами. – Фил добавил к слову на листе большой вопросительный знак.
Затем он продолжил.
– Поскольку они не знают, когда вы собираетесь прерваться, чтобы выслушать их снова, то испытывают страх и внутренний дискомфорт. К сожалению, сотрудники вашей компании уже привыкли к тому, что, если они завладели вашим вниманием, его уже нельзя отпускать.
Хелен озабоченно потерла подбородок.
– Что я могу поделать? Я же не могу всегда быть для них доступной. Вот почему мне приходится закрывать свою дверь. Иначе люди постоянно будут приходить сюда и задавать мне вопросы, – она сокрушенно вздохнула.
Фил стер вопросительный знак на листе блокнота, а потом дважды подчеркнул слово. Теперь оно стало выглядеть так:
– Если вы дадите свои сотрудникам четкое когда – такое когда, на которое они могли бы положиться, страх уйдет. Они научаться рассчитывать на это когда и научатся до поры до времени держать при себе большинство вопросов, которые у них возникают. А если ваши сотрудники научатся рассчитывать на когда, а не на срочную необходимость поговорить с вами, вы увидите, что необходимость переключаться между задачами серьезно пойдет на спад.
– Но как я могу дать своим сотрудникам это когда? – Хелен сокрушалась все больше. – Бо льшую часть времени я не в силах контролировать даже саму себя, не говоря уж о своем расписании на день.
Фил заговорил медленно и тихо, стараясь уменьшить отчаяние Хелен.
– Есть два простых способа создать четкие когда для ваших сотрудников, – Фил написал на листе блокнота под большим КОГДА два пункта.
КОГДА
1. Распланируйте регулярные встречи.
2. Задайте четкое ожидание вашей доступности.
Хелен прочитала эти пункты очень внимательно. Затем она перечитала их.
– Ладно. И что это означает?
Встреча
– Сначала давайте поговорим о регулярных встречах, – приступил к объяснению Фил. – В качестве примера возьмем, пожалуй, Салли. Подозреваю, что она – именно тот человек, которого вам приходится видеть особенно часто.
На устах Хелен заиграла улыбка.
– Если десять раз в день считается «часто», то я, пожалуй, соглашусь.
– Принято, – Фил показал Хелен большой палец. – А поскольку вы встречаетесь с Салли не один раз в день, осмелюсь предположить, что на ваши регулярные встречи ежедневно уходит не менее тридцати минут.
– Вы уверены, что так мало? – спросила Хелен. – Каждый день мы проводим с ней гораздо больше времени.
Фил спокойно продолжил, словно заранее знал, о чем его спросит Хелен.
– Заметьте, что, поскольку вы обычно переключались между задачами, время, которое вы проводили с Салли до этого момента, было крайне неэффективным. Вы наверняка тратили на разговоры вдвое больше времени, чем вам действительно было необходимо.
– Если не больше, – фыркнула Хелен.
Фил улыбнулся в знак согласия.
– Я беру тридцать минут в день всего лишь условно. Вы запросто можете изменить это число, в зависимости от обстоятельств.
Но вернемся к встречам. Если бы вы могли проводить тридцатиминутную встречу с Салли каждый день, в какое время это сделать лучше всего? Какое время удобно для вас обеих?
Хелен задумчиво постучала по столу пальцем.
– Ну, думаю, это наверняка примерно через час после прихода Салли на работу. Обычно именно в это время она начинает подыскивать всевозможные срочные и крайне неотложные вопросы, которые просто необходимо мне задать, поэтому пусть будет 10 часов утра.
– Отлично. – Фил записал на листе блокнота под пунктом «Повторные встречи»: один раз ежедневно, по 30 минут, 10:00. – Вы только что создали для Салли когда . Как только вы начнете действительно практиковать с ней такие ежедневные встречи, она уже будет точно знать, когда можно ожидать возможности с вами поговорить.
– О, я понимаю, – вставила Хелен.
– Эта простая встреча способна на настоящие чудеса. – Фил заговорил более оживленно. – Как только мои клиенты начинают практиковать такие встречи со своими сотрудниками, частота переключения между задачами у них значительно снижается. А случайные прерывания постепенно прекращаются. Почему это происходит, как вы думаете?
Фил терпеливо подождал, пока Хелен обдумает свой ответ.
– Могу предположить, – неуверенно начала она. – Салли, например, в таком случае точно бы знала, что у нее будет возможность со мной поговорить. Она придерживала бы бо льшую часть своих вопросов до этой встречи. Я права?
– Да, вы все поняли правильно, – сказал Фил одобрительно. – Конечно, в случае действительно крайней необходимости она предупреждала бы вас о происходящем заранее, не дожидаясь плановой встречи. Между тем основную часть того, что происходит в бизнесе в течения дня, по сути, не так уж необходимо срочно выполнять. Нормальные рабочие моменты начали восприниматься вашими сотрудниками как нечто чрезвычайное только из-за страха, что им никогда не удастся обсудить их с вами.
